Superando desafíos para la planificación de proyectos de TI

Cambios en los requisitos del proyecto

Los clientes cambian de opinión

Una de las razones más comunes para cambiar los requisitos es que los clientes simplemente cambiarán de opinión, lo que representa un desafío para la planificación de proyectos de TI. Un número de clientes me dijeron “No sé lo que quiero, ¡pero te haré saber lo que NO QUIERO una vez que lo vea!” Ese tipo de actitud debe gestionarse con mucho cuidado, ya que puede consumir una gran cantidad de ancho de banda para descubrir qué no funciona en lugar de averiguar qué funciona.

Las estrategias de la empresa cambian

Otra razón por la que la planificación de proyectos de TI puede ser tan desafiante es que la estrategia de la empresa que patrocina el proyecto puede cambiar. Puede haber habido una serie de proyectos que fueron integrales a la dirección de la compañía. Sin embargo, la dirección de la empresa puede haber cambiado y, por lo tanto, también cambió la cartera de proyectos que apoyaban esa dirección.

Los mercados cambian

Cada vez que un equipo de ventas asiste a una conferencia, le aseguramos que tendrá una llave de mono en su proceso de planificación de proyectos de TI. ¡Su equipo de ventas devolverá súper emocionado por todos los productos y servicios que acaban de presenciar y luego dirán que su empresa necesita hacer lo mismo! Se exige nueva funcionalidad de software y, por supuesto, lo querrán ayer. ¿Cómo puedes lidiar con los requisitos cambiantes?

1. Pruebe un enfoque ágil para la gestión de proyectos y la planificación de proyectos de TI.
El concepto subyacente detrás del uso del enfoque ágil es que espera, anticipa e incluso acepta cambios. La planificación de su proyecto de TI puede ser mucho más sencilla si entiende que el cambio es algo que sucederá en casi todos los proyectos que emprenda. Otro concepto detrás de la gestión ágil de proyectos es no morder grandes piezas de funcionalidad a largo plazo. Haz pequeños trozos pequeños y luego pruébalos para ver cómo funcionan las cosas. Esto tiene el beneficio de entregar valor temprano y con frecuencia, y luego hacer cambios y correcciones antes de que las cosas se salgan de la línea.

2. La tecnología es complicada
La tecnología, por su propia naturaleza, es complicada y la planificación de proyectos de TI es una actividad variable y variable. Los miembros de su equipo pueden querer probar una nueva tecnología que está “garantizada” para que la vida de todos sea más fácil y más rápida. El único problema es que no se ha probado antes. La tecnología, por sí misma, funciona bien. Sin embargo, cuando integras la nueva tecnología con tu tecnología existente, se produce el caos. Estas dos tecnologías pueden entrar en conflicto entre sí y lo siguiente que usted sabe es que la planificación de su proyecto de TI está fuera de lugar. ¿Qué puedes hacer? Un par de cosas:

Establezca un límite de tiempo para experimentar con nuevas tecnologías dependiendo de la duración del proyecto. Por ejemplo, puede tener un proyecto de seis meses que podría absorber hasta dos semanas de experimentación con una nueva tecnología. Al final de dos semanas, se toma una decisión de ir o no ir sobre si usar o no la tecnología. Resista la tentación de aceptar solo dos semanas más, ya que así es como los calendarios de los proyectos se retrasan.

Siempre tenga un “plan B” en su bolsillo trasero. El supuesto debe ser que algo va a salir mal desde la perspectiva de la tecnología en su proyecto de TI y existe un plan de respaldo para compensar este hecho. El plan de respaldo puede no ser bonito.

Inspire y capacite al equipo para que “haga el trabajo”: alimente las noches y los fines de semana hasta que el proyecto esté completo. Su equipo puede odiarlo, definitivamente lo odiará, pero es algo que se debe hacer a veces para que el proyecto salga por la puerta.

Apoye sus esfuerzos: las fechas límite ejercen presión sobre las personas y todos hemos escuchado la expresión “se ve como una venada en los faros”, abrumada, incapaz de decidir en qué dirección moverse. Si los miembros del equipo de tu proyecto están estresados, ayúdalos a priorizar. Identifique con ellos una lista de todas las cosas que necesitan hacer, priorícelas.

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