Sistemas efectivos de control interno y procesos y procedimientos óptimos

¿Cómo eligen las empresas sus sistemas de control estratégico? ¿Cuál es la naturaleza y función de los sistemas de control estratégico? ¿Cuáles son los elementos críticos de los sistemas de control estratégico? ¿Cuál es la naturaleza y función de los sistemas de control interno como elemento crítico de los sistemas de control estratégico? Estas preguntas de política estratégica se relacionan con el papel de los sistemas, procesos y procedimientos óptimos de control interno de la organización diseñados para crear y mantener la excelencia en el desempeño operativo que maximiza el retorno de la inversión y los accionistas & # 39; riqueza al tiempo que minimiza la exposición a riesgos y el costo de las operaciones, simultáneamente.

Claramente, un sistema de control interno efectivo está correlacionado con la excelencia del desempeño operativo óptimo y es crítico para los sistemas organizacionales y estrategias diseñados para maximizar la capacidad de producción de riqueza de la empresa. En estas series sobre excelencia en el desempeño organizacional, nos enfocaremos en las preguntas pertinentes del sistema de control estratégico y ofreceremos alguna orientación operativa. El propósito primordial de esta revisión es destacar un marco conceptual, teoría y práctica de gestión de calidad, relaciones estratégicas y mejores prácticas de la industria. Para estrategias específicas de gestión financiera, consulte a un profesional competente.

Los controles internos como parte integral de los sistemas de control estratégico son series de actividades interrelacionadas impuestas a los procedimientos operativos estándar de una organización, diseñadas para salvaguardar los activos, minimizar errores y garantizar que las operaciones se realicen de conformidad con las normas. Si bien los sistemas de control estratégico establecen estándares y métodos para medir el desempeño, determinan si el desempeño real coincide con el desempeño esperado estándar y ejecutan acciones correctivas, los controles internos están diseñados para mitigar el nivel y los tipos de riesgos a los que está expuesta una organización.

Además, si bien los sistemas de control aseguran la efectividad operativa, las actividades de control ralentizan con frecuencia el flujo de procesos rutinarios de las operaciones comerciales, lo que puede reducir su eficiencia general. En consecuencia, el diseño de sistemas de control interno requiere que la administración equilibre la mitigación de riesgos con la eficiencia operativa. Este proceso a veces puede resultar en que la gerencia acepte una cierta cantidad de riesgo para crear un perfil estratégico que permita a una organización operar de manera más eficiente y efectiva, incluso si sufre pérdidas ocasionales debido a que los controles se han reducido deliberadamente.

Además, todas las estrategias organizacionales sujetas a optimización restringida tienen costos y beneficios. La pregunta crítica es: ¿Los beneficios justifican los costos? En la práctica, el liderazgo ejecutivo aplica el enfoque del valor presente neto para sopesar los costos y beneficios de las estructuras, sistemas y estrategias. La opción óptima maximiza el beneficio neto al igualar los costos y beneficios marginales.

Algunas orientaciones operativas

En general, ninguna organización es inmune a la apropiación indebida, la malversación de fondos o la corrupción, ya sea inadvertida o deliberada. Muchas organizaciones no evalúan la apropiación indebida o la corrupción hasta que ya han ocurrido. Los sistemas de control interno efectivos deben diseñarse para mitigar el nivel y la naturaleza del riesgo que experimentan las organizaciones. En la práctica, como parte integral de los controles internos, las organizaciones aprovechan soluciones habilitadas por la tecnología para escanear a través de todo el espectro de riesgos operativos, de manera inmediata.

La capacidad de identificar posibles transacciones internas y externas de alto riesgo rápidamente antes de que afecten negativamente a las organizaciones es fundamental para los sistemas óptimos de control interno diseñados para crear y mantener el rendimiento operativo derivado de excelencia de inteligencia empresarial, mitigación de riesgos, análisis de datos y el conocimiento basado en evidencia impulsó sistemas, procesos y procedimientos organizacionales efectivos.

Además, los controles internos deben proporcionar los mecanismos, reglas y procedimientos implementados por las organizaciones para garantizar la integridad de la información financiera y contable, facilitar la rendición de cuentas y mitigar el fraude y todo el espectro de riesgos operativos. Además de cumplir con las leyes y regulaciones, y evitar que los empleados se apropien indebidamente de activos o frauden el fraude, los controles internos deben facilitar la eficiencia y efectividad operativas al mejorar la precisión y la puntualidad de la información financiera. Los objetivos efectivos de control interno deben incluir el cumplimiento normativo, la precisión, la validez, las garantías físicas y la mitigación de errores. Los procedimientos de control deben incluir la separación de tareas, controles de acceso, auditorías físicas aleatorias, documentación estandarizada, balances de prueba, conciliaciones periódicas y autoridad de aprobación.

Los controles siempre deben incluir políticas y procedimientos establecidos para garantizar la fiabilidad continua de los sistemas de contabilidad. La precisión y la fiabilidad son primordiales en los sistemas de contabilidad. Sin registros contables precisos, los gerentes no pueden tomar decisiones financieras completamente informadas, y los informes financieros pueden contener errores devastadores. Los procedimientos de control en contabilidad deben dividirse en varias categorías, cada una diseñada para prevenir el fraude e identificar errores perjudiciales antes de que se conviertan en problemas o crisis.

El sistema de control debe abordar completamente los requisitos reglamentarios, cumplir con las expectativas de las partes interesadas y proteger a las organizaciones de posibles daños catastróficos, financieros y de reputación. Cuando se implementa e integra adecuadamente, la solución basada en la tecnología de mitigación de riesgos, anti-apropiación indebida, anti-soborno y anticorrupción de la organización debe utilizar análisis digitalmente habilitados y herramientas de monitoreo avanzadas para ayudar a las organizaciones a analizar el cumplimiento y espectro de riesgos operativos, para que puedan anticipar, mitigar y gestionar los riesgos de manera más inteligente.

Si bien las organizaciones más pequeñas con recursos limitados no siempre pueden permitirse controles internos elaborados, incluidas las tareas y decisiones de segregación, el sistema de controles internos tiende a aumentar en complejidad a medida que la organización aumenta de tamaño. Establecer estándares y métodos para medir el desempeño; determinar si el rendimiento real coincide con el rendimiento estándar esperado; y tomar medidas correctivas siempre debe ser parte integral de los controles internos efectivos.

Finalmente, el control interno es más efectivo cuando está integrado y respaldado por una cultura de evaluación y mejora continua. Por lo tanto, el control interno efectivo debe consistir en un proceso integrado para asegurar que se cumplan los objetivos de la organización en cuanto a eficiencia y efectividad operativa, informes financieros confiables y cumplimiento de las leyes, regulaciones y políticas. Los controles deben incluir el uso efectivo de firewalls y contraseñas encriptadas que limitan el acceso interno y externo a inteligencia comercial crítica, propiedad, contabilidad y otra información financiera. La medición sistemática, el análisis y la gestión del conocimiento requieren que los resultados del control interno se recopilen, analicen y utilicen para una mejora continua.

En resumen, los sistemas de control deben proporcionar procesos y procedimientos mediante los cuales los recursos de una organización son dirigidos, monitoreados y medidos. El sistema de control interno debe incluir elementos humanos como la junta directiva que ejerce una supervisión efectiva y auditores internos independientes que realizan auditorías periódicas aleatorias y verificación no programada. Los sistemas, procesos y procedimientos de control son críticos para detectar y mitigar las actividades de alto riesgo y prevenir varios tipos de apropiación indebida y proteger los recursos de la organización, tanto tangibles como intangibles.

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