Siete fórmulas clave para ganar propuestas de costo

En un entorno altamente competitivo con restricciones presupuestarias ajustadas, la solución de su propuesta de costo no solo debe ser compatible sino también receptiva, competitiva y convincente.

Desde el punto de vista de los costos, es casi imposible tener un impacto en la propuesta técnica. Pero puede seguir siete conceptos básicos clave que le ayudarán a que su próxima propuesta también sea una propuesta de costo ganador.

1. Tenga disponible y haga uso de la información actual de los clientes: conozca los factores del mercado que determinan el precio.
Saber de qué se trata tu cliente es el primer paso. Sin duda, está adivinando acerca del cliente sin conocer su historial de compras anterior, sus presiones presupuestarias, el financiamiento autorizado del programa, los descuentos para el apoyo del programa, el personal del cliente y las reservas, así como su estimación de costos independiente y si están orientados a los precios o al desempeño. Debes obtener tu inteligencia éticamente.

2. Sepa lo que le cuesta a su empresa hacer negocios.
Muchas veces hemos escuchado de muchas compañías que no pueden averiguar cuánto cuesta realizar el trabajo hasta que se presente la RFP final. Eso es una tontería. Con un borrador de RFP, puede hacer una estimación temprana de lo que le cuesta hacer el trabajo. Sin un RFP borrador que compró para tener suficiente información sobre la adquisición para estimar cuánto le costará, incluso si se trata de una estimación de gran alcance. Recuerde que esto no es una ciencia exacta y se volverá más preciso a medida que se acerque a la RFP real. Conocer los costos con anticipación lo ayudará a ser creativo en el último paso. Si espera hasta que salga la RFP final, llegará demasiado tarde para hacer una diferencia creativa en su precio (diferente del costo) porque está demasiado ocupado adivinando cuáles son los costos reales. Con el conocimiento temprano de sus costos, puede tomar muchas decisiones creativas para ganar.

3. Sepa cuáles son los costos de sus competidores para hacer el mismo negocio.
Sin información competitiva, solo estás adivinando sobre lo que se necesita para ganar. Esta información está fácilmente disponible a través de GSA Advantage, búsquedas en Internet, solicitudes FOIA y servicios de búsqueda suscritos como EZGovOpps y GovWin. Averigüe quiénes son sus equipos competidores y cómo harán una oferta al observar las victorias pasadas de su competencia y sus equipos. Recopile información sobre las inversiones corporativas que es probable que hagan en el proyecto y cuáles son sus enfoques probables para ofertar. Descubra los pequeños trucos que usan sus competidores para obtener precios más bajos, como cambiar las ubicaciones de trabajo para obtener una base más baja, infundir herramientas de productividad mejorada, ecologización del personal. Las empresas tienden a hacer las mismas cosas con el tiempo. También debe considerar si sus competidores son titulares. Los titulares tienden a tomar menos riesgos y pensar menos “fuera de la caja”.

4. Proporcionar una estructura de desglose de trabajo (WBS) bien diseñada que se vincule con la declaración de trabajo de desempeño y esté respaldada por base de estimaciones.
Creemos que sin una WBS para estimar el trabajo descrito en la declaración de trabajo de desempeño o la declaración de trabajo, ni siquiera puede pensar en todos los elementos relacionados con el desempeño. Es probable que omita algunos elementos o posiblemente duplique sus estimaciones. A menudo encontramos que una WBS de tres niveles es adecuada para estimar el trabajo. Además, vemos que los contratistas frecuentemente estiman en todos los niveles de la WBS en lugar de solo en el tercer nivel, causando confusión y estimaciones incorrectas. Cuando desarrolla este nivel de detalle, es más fácil detectar dónde puede hacer correcciones, recortes o adiciones a sus costos.

5. Determine activamente las inversiones de su empresa en el proyecto que está ofertando.
Las inversiones de la empresa son aquellos elementos que su empresa realiza para mejorar el rendimiento o la eficiencia del proyecto (capacitación, reclutamiento, transiciones), inversiones en propiedades, planta y equipo, y reducciones específicas del proyecto tomadas por la corporación en tasas indirectas. Todos estos tipos de inversiones son aquellas que deben ser pagadas por la corporación y no son artículos de reembolso por parte del Gobierno.

6. Ser la empresa con la que es fácil hacer negocios.
Dales lo que piden y más. La empresa que gana es la que facilita la evaluación, presenta los datos (técnicos y de costos) de manera organizada y rastreable, y presenta los datos en formato escrito y electrónico. Incluso si la solicitud de propuesta no solicita un formato electrónico, comuníqueselo al Gobierno de todas formas. Conserve todas las fórmulas para que el evaluador pueda seguir fácilmente sus procesos de pensamiento. Recuerde, la empresa que les da la versión escrita y electrónica que pueden rastrear, probablemente hará puntos sin puntuación con los evaluadores.

7. Sea competitivo en costos y sea creativo al respecto.
Este paso es el más fácil (realmente) si ha cumplido con todos los pasos restantes antes de este. Esto significa que usted agudiza su lápiz y su mente acerca de las tasas de mano de obra, la mejora del personal, el desescalamiento, las estructuras de tarifas competitivas, las nuevas tarifas indirectas competitivas, las ofertas directas siempre que sea posible y las inversiones de la empresa.

Todos esos detalles como, debe existir una unidad visible de propósito y pensamiento entre todos los elementos de la propuesta. En pocas palabras, no puede describir algo en la propuesta técnica o de gestión que no se identifique en el costo. Muchas (tal vez la mayoría) de las propuestas son muy difíciles de rastrear de un volumen a otro. Por más que parezca, siempre debe haber un vínculo identificable entre los elementos, incluso si tiene que crearlo por sí mismo.

La mayoría de los proyectos o productos, ya sea implícitos o explícitos, tienen una estructura de desglose del trabajo. Para los proyectos suele ser algo así como la estructura de la declaración de trabajo. Para los productos puede parecerse mucho a la especificación. Sin embargo, sucede y por difícil que sea llegar a un acuerdo sobre sus aspectos específicos, tal desglose existe. Este desglose es el candidato más viable para vincular los distintos volúmenes.

A falta de una dirección específica en la solicitud, este desglose constituiría un vínculo sensato, fácil de explicar e importante entre las propuestas técnicas y de costos. “Pero el cliente no nos pidió que hiciéramos eso”, dice usted. Sí, puede que tengas razón, pero quieres ganar, ¿verdad? Los clientes desean comprar a empresas con las que es fácil hacer negocios. Una excelente manera de comenzar a consolidar esa impresión podría ser hacer que su propuesta sea más fácil de entender que la de la competencia. “Pero es demasiado trabajo hacer los precios de esa manera”, se podría decir. ¿Quieres ganar?

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