Servicios de almacenamiento de archivos tecnológicamente avanzados

En el Reino Unido, existen leyes y regulaciones estrictas que rigen a las empresas en cuanto a la acumulación de grandes cantidades de documentos, datos y registros vitales a lo largo de los años. En este sentido, los servicios de almacenamiento de archivos son de gran ayuda.

Hoy en día, abundan las compañías de almacenamiento de documentos que tienen profesionales en el campo del almacenamiento y recuperación de documentos.

Los registros vitales consisten en información o datos esenciales para la supervivencia final de las organizaciones en caso de que ocurran desastres naturales o provocados por el hombre. Se ha estimado que alrededor del 90 por ciento de las empresas con registros críticos destruidos no pueden reanudar las operaciones después de dos años.

Gestión de archivos activos e inactivos

Los archivos activos son responsables de causar los mayores gastos en espacio, equipo, suministros y personal. Se compraron para ser administrados adecuadamente para que los costos se reduzcan, y la eficiencia y la eficacia mejoren en el lugar de trabajo.

Los archivos se consideran inactivos cuando la tasa de referencia por mes es inferior a una búsqueda para cada cajón de archivos. Luego, los archivos redundantes se eliminan y se colocan en un entorno de almacenamiento rentable y de alta densidad, ya sea interno o externo.

En promedio, al menos el 3 por ciento de todos los registros de la organización se consideran registros de archivo. A menudo se les llama memoria corporativa, ya que representan registros pasados ​​y presentes.

Los registros de archivo muestran el desarrollo, el crecimiento a largo plazo y la rendición de cuentas a los acosadores. A medida que registran actividades y funciones a largo plazo, se clasifican en cuatro: informativo, legal, fiscal e histórico.

Hoy en día, las tecnologías de imágenes también se han convertido en un componente integral de la gestión de registros. Los registros se analizan para determinar si las imágenes digitales o la microfilmación son apropiadas. Estas microformas requieren la integridad absoluta de los archivos, así como la retención junto con el almacenamiento obligatorio a largo plazo.

Los microfilms son medios de bajo costo que se utilizan para conservar documentos importantes. Sirven como registros vitales de copia de seguridad y proporcionan una fácil recuperación de los datos almacenados.

Los sistemas de discos ópticos se emplean para escanear registros organizativos en papel. También ofrecen otras capacidades útiles que incluyen transmisión de alta velocidad a una variedad de ubicaciones, impresión rápida siempre que sea aplicable, almacenamiento de gran volumen y recuperación rápida.

Los otros sistemas digitales, además de su característica de transmisión rápida, son capaces de proporcionar escaneo y microfilmación de manera simultánea.

Retención de datos y leyes vigentes

En el Reino Unido, las empresas están reguladas por leyes estrictas, como la Ley de Sociedades y la Ley de Protección de Datos. También existe la Organización Internacional de Normalización o ISO que ha creado el estándar internacional idealmente para la gestión de registros.

La norma ISO 15489 proporciona orientación sobre la gestión de registros de organizaciones tanto públicas como privadas para sus clientes externos e internos. Desea garantizar que se proporcione la atención y la custodia adecuadas a todos los registros con evidencia e información que puedan recuperarse de manera eficiente y efectiva con el uso de procedimientos y procedimientos estandarizados.

Algunos de los beneficios de la norma ISO 15489 incluyen la prestación de servicios consistente y equivalente, la continuidad de las operaciones en caso de desastre, la capacidad para cumplir con los requisitos reglamentarios y legislativos, incluidas las actividades de auditoría, supervisión y archivo, el apoyo y la protección en litigios y el mantenimiento de personal. , memoria corporativa y colectiva.

La pérdida de datos críticos puede tener un impacto fundamental y una implicación financiera negativa en las empresas. Mover los registros esenciales a una instalación de almacenamiento externo seguro y realizar copias de seguridad periódicas son las mejores cosas que puede hacer.

Hay compañías de almacenamiento de datos que cuentan con instalaciones de almacenamiento de última generación equipadas con sistemas de control de entrada, acceso las 24 horas y personal bien capacitado que está listo para asistir sin importar la hora del día.

Su instalación de archivo suele tener sistemas de alarma contra intrusos y de incendios. También tiene características de control de humedad y temperatura que adoptan la calidad del material almacenado en cualquier lugar, papel, medios digitales u otros.

El acceso y la recuperación de documentos almacenados está restringido únicamente a personas autorizadas. En caso de destrucción, los documentos se trocean, se pulen e incluso se reciclan con la más estricta confidencialidad.

La pérdida de datos vitales se puede evitar con el uso de los sofisticados servicios de almacenamiento de archivos que ofrecen las compañías de almacenamiento de documentos.

Con restricciones a las leyes y regulaciones a considerar y los beneficios que la administración de registros adecuada brinda a organizaciones privadas y públicas, el almacenamiento y recuperación de documentos se ha convertido en una necesidad.

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