Reservar los espacios de eventos adecuados para su reunión

Encontrar el lugar adecuado para una ocasión o reunión es importante. Si simplemente haces una búsqueda en Internet, estás bombardeado con opciones. Reducir los espacios de eventos a la elección correcta no es tan fácil como hacer clic con el mouse. Hay otras cosas que debe hacer para asegurarse de que su reunión o reunión se encuentre en el mejor lugar posible.

Antes de comenzar su búsqueda, debe tener una idea en mente de dónde desea tener su reunión. ¿Quieres que esté fuera o dentro? A partir de ahí, debe tener una idea general de lo que ofrece su área en cuanto a espacios para eventos. Algunas áreas tienen hermosas vistas a la montaña, mientras que otras tienen opciones junto al lago. Los lugares al aire libre pueden incluir parques o campos de golf. Al conocer el espacio básico que busca, puede limitar su búsqueda.

A pesar de que una búsqueda en Internet lo sobrecargará de opciones, sigue siendo la mejor manera de reducir su búsqueda. Asegúrese de limitar la consulta colocando indicadores como “lugares al aire libre” o “lugares con vistas al lago”. Esto debería ayudarle a evitar tener que pasar por miles de listados. Desde allí, echa un vistazo a las mejores fotografías para ver si cumplen con tus criterios y haz una lista corta de las que deseas contactar.

Siempre debe comunicarse con los espacios para eventos y hablar con un gerente o representante antes de reservar. Debe decirles para qué necesita el lugar y cuántas personas, aproximadamente, asistirán. Si es posible, tómese un tiempo para salir y ver el lugar antes de hacer más arreglos. Debe asegurarse de que el área funcione para su reunión y que puedan satisfacer sus necesidades.

Mientras recorre las instalaciones, debe consultar cualquier equipo técnico que pueda necesitar para su reunión. No todas las vías tienen estas disponibles o las incluyen en sus tarifas. Debe preguntar si hay algún costo adicional para usar el equipo técnico o si necesita traerlo desde otro lugar a donde.

Durante su entrevista con el gerente o representante de reservas, debe comprender cuáles son sus políticas. Algunos tienen restricciones de equipo, tabaco y alcohol. Usted necesita saber cuáles son estas políticas de antemano. También debe comprender qué estacionamiento estará disponible para sus huéspedes, así como los costos adicionales que pueden ocurrir. La información del depósito también debe discutirse durante esta reunión.

La mayoría de las reuniones incluyen algún tipo de comida. A menos que tenga un proveedor específico en mente, debe preguntar a los representantes de los espacios del evento si atienden y pedir hablar con el chef. Puede tomarse este tiempo para revisar el menú y asegurarse de que él o ella pueda cumplir con sus requisitos de catering. Si ya tiene a alguien más preparado para preparar y entregar su comida, debe preguntar dónde se pueden hacer las entregas y qué tan pronto puede llegar su proveedor a realizar la preparación.

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