'Remoto', pero aún así 'presente': los secretos para administrar la fuerza laboral virtual

¿Sabía que, de acuerdo con el Estado del Mercado de Trabajo Remoto de Flexjobs, “3.9 millones de empleados de EE. UU., O el 2.9% de la fuerza laboral total de EE. UU., Trabajan desde su hogar al menos la mitad de las veces, en comparación con los 1.8 millones de 2005.” Y, “se prevé que el 38% del personal a tiempo completo trabajará de forma remota en la próxima década”.

Lo creas o no, “los trabajadores remotos están conformados por un número casi igual de hombres y mujeres con un 52 y un 48 por ciento de manera respetable, con una edad promedio de 46 años”.

Aunque la popularidad puede estar creciendo en esta opción de transporte relativamente nueva, no todas las empresas están preparadas para administrar trabajadores remotos. Y seamos sinceros, no todo el mundo está hecho para el trabajo remoto.

Trabajando de forma remota durante más de veinte años para mi propia empresa, y obteniendo mi maestría en línea también, creo que he dominado el arte de ser “remoto, pero presente” .

Consideremos las habilidades mínimas requeridas para trabajar a distancia. La persona debe ser:

  • Experto en tecnología (capaz de utilizar todo el software remoto para gestión de proyectos, seguimiento de tiempo, intercambio de archivos y todo tipo de comunicación)
  • Organizado (capaz de registrar, ordenar y priorizar archivos dentro y fuera de línea, así como administrar su tiempo de manera efectiva)
  • Honesto (capaz de comprometerse a las mismas horas de trabajo por día con supervisión mínima y registrar esas horas en consecuencia)
  • Confiable (capaz de completar el trabajo asignado y cumplir los plazos con supervisión mínima)
  • Profesional (capaz de comportarse de la misma manera que lo harían en un entorno de oficina durante las reuniones, incluida la vestimenta de negocios adecuada durante las videoconferencias)

Además, el trabajador remoto debe tener un entorno que sea silencioso, sin distracciones y que tenga todo el equipo necesario para realizar su trabajo todos los días. Por ejemplo: Internet confiable, una impresora y un escritorio. Todos estos requisitos deben documentarse en algún tipo de formato escrito y estar firmados por todas las partes al aceptar el trabajo remoto.

Algunas de las soluciones de software que uso para mis consultores remotos son:

  • Una unidad para compartir archivos.
  • Join.Me para compartir pantalla, teléfono y video conferencias.
  • Hojas inteligentes para el seguimiento colaborativo de la gestión de proyectos.
  • Google Hangouts para chats en línea.

Ahora que hemos definido las habilidades mínimas requeridas, definiremos qué necesitan los empleadores para administrarlas de manera efectiva. Los dos desafíos más importantes que deben abordarse con los equipos remotos son los problemas de participación y el cumplimiento de las expectativas, como completar tareas y cumplir con los plazos. A muchos trabajadores remotos les resulta difícil autogestionar su tiempo de manera apropiada en un entorno remoto con supervisión mínima.

Es por esto que es especialmente importante tener registros frecuentes tanto en teleconferencia como en videoconferencia. Esto hará que sea más fácil identificar los problemas antes, y no después, y aclarar cualquier falta de comunicación. Por lo general, estos controles están bajo la responsabilidad de un gerente de proyecto o supervisor.

Entonces, ¿cuáles son algunas de las formas en que los empleadores pueden administrar sus equipos virtuales de manera efectiva? A continuación, describo algunos de mis propios consejos que utilizo cuando estoy administrando grandes equipos:

# 1 Lleve a cabo un breve rompehielos durante los primeros cinco minutos de llamadas semanales que permitan a todos participar y conocerse mejor. es decir, describa su estado sin decir su nombre mientras los participantes intentan adivinar de dónde es. El trabajo remoto a veces puede parecer aislado, por lo que las conexiones personales como esta mejoran la sinergia de su equipo.

# 2 Haga que todos firmen un contrato de honestidad e integridad en el trabajo remoto, que incluye las habilidades que enumeré anteriormente.

# 3 Desarrolle un documento de normas y directrices para todos los entregables para garantizar la consistencia general.

# 4 Use agendas para todas las reuniones y respete los tiempos asignados para cada tema de discusión, y distribuya un resumen de los elementos de acción / resumen después de cada reunión. Recuerde ser flexible al programar reuniones, ya que muchos trabajadores remotos viven en diferentes zonas horarias.

# 5 Asigna tareas basadas en el conjunto de habilidades de cada persona. No hay nada que disminuya la moral de una persona que hacer que trabaje en algo que no está dentro de su descripción de trabajo o conjunto de habilidades. Tómese el tiempo para preguntar si no está seguro.

# 6 Estar disponible. Siempre me aseguro de estar en la herramienta de chat asignada con el equipo o disponible por teléfono para mis consultores cuando tengan preguntas. Si tiene que saltar en una sesión de compartir pantalla rápida, entonces hágalo. Es mejor que confundir a su trabajador remoto y producir un resultado incorrecto.

Cuando todos estos aspectos del trabajo remoto se juntan, los resultados pueden ser positivos tanto para los trabajadores remotos como para los empleadores.

Los trabajadores remotos ahorran dinero en artículos como gasolina, peajes, ropa de trabajo y cuidado de niños, porque “el equilibrio trabajo-vida, la familia, el ahorro de tiempo y el estrés del viaje son las principales razones por las que las personas buscan trabajo flexible”.

Por otro lado, los empleadores obtienen “mayor productividad y eficiencia de los empleados, mejora de la contratación y contratación, reducción de la rotación de empleados, reducción de los costos de bienes raíces y gastos generales, mayor compromiso y satisfacción de los empleados, e impactos ambientales positivos”.

Por lo tanto, antes de que decida postularse para un rol de teletrabajo, asegúrese de tener las habilidades, las herramientas y el entorno para hacerlo de manera efectiva. Y, como empleador, antes de abrir la opción de teletrabajo a sus empleados, o contratar trabajadores externos independientes y remotos, asegúrese de tener primero algunas pautas y estándares. Créeme, te ahorrará muchas cabezas en el futuro.

Hasta la proxima vez …

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