Reducir drásticamente el costo de utilizar expertos externos

Estoy hablando de consultores, contadores, agencias de publicidad, casas de diseño, abogados, personas creativas y cualquier persona que no forme parte de su personal, pero a la que usted paga periódicamente para brindarle algún tipo de servicio. Su objetivo debe ser reducir y controlar los costos incurridos en conjunto con el uso de expertos externos y maximizar sus resultados.

Recuerde, los abogados, contadores, consultores, etc., son como cualquier otra persona en cualquier otra profesión. Desde el mecánico local hasta el médico en el hospital, algunos son muy buenos y otros son muy malos en lo que hacen. Algunos son éticos y otros no. He conocido a muchos expertos que fueron excelentes y otros que no pude describir de otra manera que decir que eran incompetentes.

Después de lo que pueda pensar, las letras después del nombre no garantizan que sean buenas en lo que hacen. Lo único que garantizará es que pagará más. Que valga la pena o no, es otra cuestión similar.

Debe verificar las calificaciones y debe revisar a estas personas con cuidado y por completo. No solo debe preocuparse por gastar su dinero en sus consejos, también debe preocuparse por el costo y las implicaciones de seguir sus consejos. Esto podría ser mucho peor que cualquier dinero que pierda en sus tarifas. El daño resultante de los malos consejos que has seguido podría ser irreparable.

Dicho esto, permítanme señalar también que cuando funcionan correctamente, los “expertos externos” adecuados pueden ser un activo invaluable para su empresa. Pueden brindar una nueva perspectiva a su organización. Pueden brindarle la experiencia que necesita y cuando la necesita, sin tener que tener este tipo de talento en el personal durante todo el año. Pueden ser una tremenda fuente de aportes e ideas. Pueden hacer cosas que usted no quiere o no puede hacer. La clave aquí es utilizar a las personas adecuadas, en el momento adecuado, para fines específicos, en el marco correcto.

La primera pregunta que debe hacer es: “¿por qué necesita un experto externo?”

Cualquier uso de expertos externos debe estar justificado por el costo. Con demasiada frecuencia, los consultores y otros “expertos externos” se utilizan para cambiar la responsabilidad de una parte interna a una parte externa. En otras palabras, le está pagando a alguien fuera de su compañía para que haga lo que debe hacer alguien dentro de su compañía. Cada una de las relaciones que su empresa tiene con un experto externo debe examinarse con mucho cuidado y con frecuencia. Haga las preguntas y busque formas de no justificar la relación, sino de no tener la relación.

Pagalos por los resultados.

Cuando trabaja con una fuente externa que dice ser capaz de ayudarlo a vender más, mejorar la productividad, mejorar la calidad, mejorar sus resultados o, de alguna manera, beneficiarlo de manera fiscal, debe pensar en una relación de contingencia y no en una hora. o tasa de proyecto. La excepción a esto sería si está absolutamente seguro de que es su mejor interés fiscal hacer lo contrario.

Una relación de contingencia es cuando alguien trabaja con usted a cambio de una parte de las ganancias generadas por sus esfuerzos. Se paga una tarifa por hora o por proyecto al experto externo, independientemente de cualquier éxito o fracaso que resulte de sus tarifas. Si sus esfuerzos resultan en expectativas insatisfechas, todavía se les paga. Sí, por supuesto, sus esfuerzos podrían resultar en una tasa de retorno mucho más alta que la cantidad que usted les pagó. Pero en la mayoría de los casos, ¿no tendría más sentido garantizar que tengan un mayor interés en el éxito del proyecto?

También piense qué tan rápido puede sumarse una tarifa por hora. De $ 150 a $ 500 por hora, no lleva mucho tiempo subir una factura muy alta. Piensa en todas las reuniones y conversaciones desperdiciadas. Piense en todo el tiempo que le cobran que nunca puede verificar que se gastó en su nombre. Todo el riesgo está en su lado del libro mayor.

Si un capacitador de ventas entra y te dice que puede aumentar tus ventas en un 20%, genial. Pero si tiene tanta confianza, ¿por qué no estaría dispuesto a ganar su tarifa con las ganancias netas generadas por este aumento del 20% en las ventas? Sin aumento, sin costo para usted.

Si trabaja con alguien por contingencia, debe ser justo, debe ser honesto y debe acordar un curso de acción con el que debe cumplir. Hacer lo contrario sería injusto y no ético. El ingreso del experto externo contaría con estas cosas. Si lo que él ha propuesto funciona, tiene derecho a su honestidad y sus honorarios.

No soy un creyente en poner ningún tipo de experto externo en retenedor. Prefiero pagar por sus servicios solo cuando los necesito.

Nunca he conocido a nadie que sintiera que ahorró dinero al pagar una tarifa mensual por los servicios que pueden o no necesitar. Utilícelos y, pague por ellos, solo cuando los necesite absolutamente.

Negocie tarifas más bajas con sus expertos externos ofreciendo una asociación a largo plazo.

Por ejemplo, pude hacer que mi contador bajara su tarifa por hora en un 25% y mantenerla a este ritmo durante dos años al acordar revisar a otros contables durante al menos dos años, siempre y cuando su trabajo continuara siendo satisfactorio. Piense en esto como una forma de descuento por volumen. Esta estrategia me ahorró más de $ 5,000 por año sin que me costara nada en el área de servicio. Las tarifas no están escritas en piedra. Piense en las tarifas de los expertos externos como precios de lista. Nunca queremos pagar precios de lista.

Pregunte por una tarifa por hora más baja.

Ver la estrategia anterior. La tarifa que te cotizan es el precio de venta. Sin excepción, cuando solicité una tarifa más baja a un experto externo, recibí una. No les digas lo que quieres pagar. Más bien, dígales que espera establecer una relación a largo plazo y le gustaría una tasa que refleje esto.

¿Por qué debería pagar la misma tarifa por hora que alguien que camina fuera de la calle?

De mi contador a mi abogado, esto ha funcionado al ahorrarme decenas de miles de dólares por año.

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