Reducción del riesgo de hoja de cálculo

1. Comprensión del riesgo de la hoja de cálculo

El uso de hojas de cálculo para respaldar la toma de decisiones y la gestión de procesos clave se ha vuelto tan prolífico que con frecuencia las hojas de cálculo reemplazan a los sistemas desarrollados por TI. Si bien las soluciones informáticas para el usuario final, como las hojas de cálculo, contribuyen significativamente a mejorar los análisis y la productividad, estas herramientas generalmente carecen de los controles que protegen los sistemas tradicionales.

Cuando se confía en las hojas de cálculo para realizar procesos críticos, incluidos los cálculos financieros, se necesitan controles básicos para mitigar el riesgo operativo. Estos controles básicos para hojas de cálculo de misión crítica incluyen procesos para validar cálculos y gestionar cambios. Un tercer control crítico, la documentación de la hoja de cálculo, es el tema de este artículo.

2. Cómo la documentación de la hoja de cálculo reduce el riesgo

Las hojas de cálculo se desarrollan con frecuencia como soluciones ad hoc para una necesidad comercial particular. Una vez que la hoja de cálculo ha resultado útil, se agregan características adicionales según sea necesario. Debido a la facilidad con la que se pueden crear y modificar, las hojas de cálculo a menudo tienen múltiples autores o actualizaciones frecuentes. El resultado es una herramienta compleja cuyo funcionamiento interno, después de varias iteraciones, se ha convertido en un misterio.

La documentación de la hoja de cálculo proporciona beneficios similares a la documentación de los sistemas tradicionales, facilitando la gestión del cambio, la transferencia de conocimientos entre el personal y la continuidad del negocio. Además, el proceso de documentación ofrece la oportunidad de examinar el diseño de la hoja de cálculo y los problemas de cálculo de la superficie, antes de que un auditor los encuentre primero, así como las ineficiencias e inconsistencias.

Finalmente, para una hoja de cálculo especialmente compleja y crítica, la documentación completa sirve como un recurso valioso para los programadores en caso de que se tome la decisión de reemplazar la hoja de cálculo con una solución impulsada por TI. Dicha documentación reduce la cantidad de tiempo que el personal de negocios necesita para describir la herramienta a los desarrolladores de software.

3. Qué debe incluir la documentación de la hoja de cálculo

Para que sea útil, la documentación debe contener detalles suficientes para abordar las necesidades clave de varios tipos de partes interesadas:

  • Gestión empresarial , que necesitan una comprensión de alto nivel de cómo los datos que reciben fue creado;
  • Usuarios de hojas de cálculo , que confían en la hoja de cálculo para ayudar a su productividad y necesita entender cómo usar la hoja de cálculo; y
  • Mantenedores de hojas de cálculo , que necesitan comprender la funcionalidad de hoja de cálculo a un nivel muy detallado.

Al igual que con la documentación de sistemas, el componente más importante de la documentación de la hoja de cálculo es una descripción de los requisitos. Los requisitos describen funciones o tareas que debe realizar la hoja de cálculo. Para las hojas de cálculo que han estado en uso durante algún tiempo, los requisitos probablemente se entienden generalmente como la lista de cosas para las que se utiliza la hoja de cálculo; sin embargo, una descripción formal de los requisitos: qué debe hacer la hoja de cálculo en lugar de lo que hace puede hacer: es fundamental para comprender la hoja de cálculo. Un conjunto de requisitos de alto nivel puede proporcionar una visión general suficiente de las funciones realizadas por la hoja de cálculo (por ejemplo, “La hoja de cálculo de proyección de flujo de efectivo debe calcular los ingresos proyectados de las ventas para los próximos cinco años”), mientras que los requisitos secundarios pueden expandirse según requisitos de alto nivel para lograr el nivel de detalle necesario (por ejemplo, “la hoja de cálculo de proyección de flujo de efectivo debe calcular los ingresos anuales promedio para cada tipo de producto en función de las ventas trimestrales”).

La documentación debe abordar adicionalmente cómo se han implementado estos requisitos en la hoja de cálculo. Esta parte de la documentación debe incluir todas las entradas y de dónde provienen, todas las salidas y hacia dónde van, y una descripción general de los cálculos realizados por la hoja de cálculo. Es importante tener en cuenta, en la documentación, las interfaces con otros grupos o departamentos, que con frecuencia son la fuente de datos de entrada o receptores de datos de salida. Si la hoja de cálculo incluye varias hojas de trabajo, es importante que comprenda cómo se interrelacionan las diferentes hojas de trabajo, describiendo la estructura general de la hoja de cálculo, así como las entradas, salidas y cálculos de cada hoja de trabajo como una unidad.

4. Resumen

Las hojas de cálculo son una herramienta útil para las empresas. Facilitan el desarrollo rápido de soluciones empresariales presentables que se pueden compartir y actualizar fácilmente. Pero esta facilidad de uso puede conducir a hojas de cálculo complejas e inmanejables con poca transparencia o control. La documentación eficaz y completa, que describe lo que hace la hoja de cálculo y cómo lo hace, es una herramienta crítica para administrar y comprender las hojas de cálculo.

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