¿Qué convenciones necesitan?

Muchas organizaciones han descubierto en los últimos años que han sido afectadas por una tendencia inquietante, donde cada vez menos personas deciden asistir a sus convenciones. Si bien hay muchos factores que contribuyen, probablemente las causas principales son financieras (a los asistentes les resulta demasiado caro asistir), no son lo suficientemente atractivas (no hay una razón convincente por la que alguien deba asistir, es decir, sienten que pueden lograr todas las cosas sin asistir), más y más competencia por el tiempo de uno (tantas convenciones), desilusión la última vez que asistieron a la convención de esta organización, falta de programación atractiva, marketing inadecuado o valor percibido limitado.

Las convenciones de hoy en día necesitan el '' WOW '' factor. El primer W representa una experiencia maravillosa para los asistentes que comienza con el proceso de registro. El O representa la atención a lo obvio, que incluye todos los detalles desde el marketing y la presentación, hasta el diagrama de flujo, los precios, etc. Eso último '' W '' es para la convención en su conjunto. Es decir, ¿se han abordado todos los detalles mencionados anteriormente? Incluso si se ha prestado toda la atención en el mundo para que sea una gran convención, realmente no importa tanto si nadie asiste. Desafortunadamente, en mis más de tres décadas de planificación, organización y negociación de eventos, me ha quedado claro que muy pocas organizaciones o sus organizadores de convenciones prestan suficiente atención al “WOW”.

Lo primero que debe hacerse para que una convención sea atractiva y tenga una buena oportunidad de éxito es comenzar con negociaciones exitosas y efectivas profesionalmente. Si el contrato original firmado con el lugar de la Convención es débil y no aborda adecuadamente todas las necesidades y necesidades potenciales del grupo, entonces será una difícil batalla cuesta arriba desde allí. Estas negociaciones deben abordar áreas tales como alimentos y bebidas, audio / visual, acceso a Internet, tarifas de estacionamiento y disponibilidad, conveniencia de la ubicación del lugar, número suficiente garantizado de salas de reuniones y salas de banquetes, tarifas de habitaciones atractivas para asistentes, paquetes de alimentos flexibles, etc. Además, una organización debe comprender claramente todas las tarifas adicionales, incluidas las tarifas de alquiler, tarifas de almacenamiento, tarifas de manejo, todos los impuestos y cargos de servicio obligatorios.

Una vez que la fase de negociación se ha abordado adecuadamente, la convención debe crear un diagrama de flujo que despertará el apetito de los posibles asistentes, indicando claramente una razón convincente por la que alguien debería elegir asistir a esta Convención. Los asistentes potenciales deben visualizar un valor percibido de este programa, y ​​los organizadores deben comprender claramente la psicología de lo que atrae a alguien a asistir a una convención. Simultáneamente, los organizadores deben crear un plan de mercadeo en profundidad para esta convención, y crear un presupuesto para ese propósito. Una vez que se haya completado el diagrama de flujo, ese documento debe ser la pieza central del plan de marketing.

El siguiente paso debe ser la creación de comités esenciales y revisar adecuadamente con cada comité cuál es su cargo. Idealmente, un individuo experimentado y concienzudo debe ser seleccionado como Presidente de cada comité. El organizador de la convención o el organizador deben estar continuamente en contacto y actualizaciones sobre el progreso y los preparativos de cada comité.

Antes de la Convención, se debe hacer un gran esfuerzo para asegurar la “primera impresión” en cada asistente es positivo. Eso significa que los miembros del comité organizador o las personas delegadas deben estar presentes en el área de check-in del hotel y ser cálidos y acogedores. Además, se debe hacer todo lo posible para garantizar que el procedimiento de registro en el sitio de la Convención sea lo más fácil, conveniente, cálido y acogedor posible, y que todo se haga de manera fluida.

Durante la Convención, debe haber personas que saludan y preguntan si algún asistente tiene algo con lo que puedan necesitar ayuda. Además, se debe configurar una cabina de información para abordar cualquier asunto sobre el que cualquier asistente tenga alguna pregunta.

El énfasis en crear una gran convención es prestar atención a los detalles y hacer que sea una experiencia lo más maravillosa posible. Esto no ocurre por casualidad, sino que requiere un esfuerzo concertado, planificación y preparación.

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