Problemas comunes que podrían dañar sus comunicaciones por correo electrónico y cómo abordarlas

El correo electrónico es un método popular de comunicación entre las personas que viven lejos. Pero a menudo crea problemas importantes si el tono o la sintaxis del correo subyacente se malinterpreta en cualquiera de los extremos. Durante el correo electrónico, el impedimento ocurre si las partes involucradas están en un estado mental diferente. Por lo tanto, incluso la menor disimilitud puede crear una brecha de comunicación entre el remitente y el receptor, y las cosas podrían salirse de control y provocar un argumento completo. También es importante tener en cuenta que un mensaje podría haber sido mal interpretado por el lector debido a oraciones incompletas y al tono engañoso de los escritores. Las emociones representadas en un correo electrónico pueden interpretarse de manera diferente cuando son leídas por diferentes personas y en diferentes tonos.

A continuación, analizaré algunos de los problemas más comunes que impiden que sus organizaciones se asocien a recibir sus mensajes y cómo puede tomar medidas correctivas.

1. Los correos electrónicos nunca se abren

Este es el problema más importante que conduce a la brecha de comunicación. Es posible que esté enviando información constantemente a sus donantes, pero es posible que no se lea el correo electrónico todas las veces. Y si este problema ocurre con frecuencia, su organización necesita cambiar el modo de comunicación. Si desea que su misión llegue a las personas con éxito, busque el modo preferido para ponerse en contacto con sus donantes.

2. Acostumbrarse a los filtros de spam.

Es absolutamente posible que los boletines y correos electrónicos ingresen al filtro de correo no deseado. Estos filtros están diseñados para reducir la cantidad de basura que una persona recibe en la bandeja de entrada de correo. Y para saber cómo no caer en el filtro de correo no deseado, debe comprender cómo estos filtros identifican qué es el correo no deseado y qué no.

· La buena voluntad de una dirección IP particular

· Reputación del dominio remitente.

· Relación del destinatario con el remitente.

· La calidad del mensaje, el tipo de palabras y el tono utilizado.

· Seguridad de los enlaces incluidos en el correo electrónico.

· La relación y calidad de las imágenes adjuntas.

Para obtener su correo electrónico directamente en la bandeja de entrada, debe crear contenido de alta calidad sin muchos enlaces e imágenes, que deben ser formateados y revisados ​​profesionalmente. Evite usar demasiadas marcas de exclusividad y frases largas.

3. correos electrónicos rebotados

Hay varias razones por las que sus correos electrónicos pueden recuperarse, como direcciones de correo electrónico inexistentes, direcciones de correo electrónico desactivadas antiguas, servidores no disponibles y buzones completos.

En tales casos, el destinatario deseado ni siquiera sabe que intentó comunicarse con ellos. Los correos electrónicos no entregados significan que debe intentarlo más tarde cuando el servidor esté de nuevo o la bandeja de entrada del destinatario esté limpia. Una respuesta automática le proporcionará instrucciones sobre cuándo puede comunicarse con la persona objetivo más tarde.

4. Correo electrónico bloqueado por ISP

Para proteger las PC de virus y software malintencionado, las personas generalmente mantienen instaladas las herramientas antivirus.

Del mismo modo, el proveedor de servicios de Internet bloquea los correos electrónicos de ciertas direcciones si se encuentran con un correo no deseado o se envían a demasiadas direcciones no válidas. Por lo tanto, estos resultados en desventaja para su organización. Existen ciertas herramientas disponibles que le permiten rastrear el estado de entrega de un correo electrónico, informándole si su correo electrónico se abrió o no, y le brinda la capacidad de rastrear correos electrónicos y controlar el procedimiento general de correo electrónico, que incluye el envío, lectura y respuestas

5. Está enviando muchos mensajes con demasiada frecuencia.

A nadie le gusta distraerse de su rutina diaria o sentir que está siendo spam. Por lo tanto, si les está enviando correos electrónicos a diario, ellos anularán la suscripción o arrastrarán sus correos electrónicos directamente a la caja de basura.

Es obvio que te gustaría atraer a tus donantes y suscriptores lo suficiente para que te recuerden a ti y a tu trabajo, pero eso no significa que los envuelvas con tantos correos electrónicos que los enojes. No hay una regla estricta sobre la frecuencia con la que debe enviar un correo electrónico, pero es recomendable atenerse a una vez por semana.

6. La línea de asunto es importante

La línea de asunto de su correo electrónico juega un papel importante. Da la primera impresión de su correo electrónico y, por lo tanto, debe ser bueno.

Asegúrese de que su línea de asunto sea relevante para el correo electrónico y que sea clara y precisa. Evite utilizar palabras innecesariamente difíciles.

En cuanto al envío de correos electrónicos, considere los siguientes consejos:

· Sea claro y breve : escriba correos electrónicos cortos y simples sin errores gramaticales. Sea cristalino. Los correos electrónicos no deben ser demasiado largos o contener párrafos confusos.

· La línea de asunto no debe ser demasiado inteligente : los sujetos inteligentes y pegajosos son tentadores, pero para captar la atención, mantén cortas tus líneas de asunto.

· No seas demasiado promocional: siempre ten cuidado con lo que escribes y cómo. Líneas como “Necesitamos tu ayuda ¡Es urgente!” Puede salir demasiado promocional.

· Revisión : antes de enviar su correo electrónico, corríjalo una vez, puede agregar una perspectiva de qué tan bien será recibido por el destinatario.

· Esperar : una vez que haya terminado de escribir y revisar su correo electrónico, espere un momento antes de enviarlo y piense en cualquier información que deba agregarse o eliminarse del correo electrónico.

7. Asegúrate de no estar reduciendo tu objetivo

¿Interactuarías y tendrías con tus padres la forma en que lo haces con tus amigos? Probablemente no. Los seres humanos son animales sociales, y es psicología humana cambiar sus modales en consecuencia mientras se comunican con diferentes personas.

Por lo tanto, es importante tener en cuenta que los mismos correos electrónicos con el mismo contenido no se envían a todos. Los diferentes grupos tienen diferentes objetivos, ideas, valores y culturas. Dejar de lado a todos con los mismos correos electrónicos idénticos no funcionaría. En consecuencia, los grupos derramados, incluso si el propósito del correo electrónico es el mismo, cambian el tono y el contenido del correo.

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