Principales causas de falla de ERP: optimización secundaria

Este es el cuarto de una serie de artículos dirigidos a pequeñas empresas interesadas en comprar un ERP. Voy a discutir una práctica común a la que llamo “Sub Optimización”. pero que también he escuchado referido como “Reglas locales de Optima” del Prof. Eli Goldratt. De cualquier manera, la idea es la misma y los peligros son bastante graves.

I he hecho mi negocio durante los últimos 18 años para ayudar a los pequeños clientes (bajo 100 Millones en ventas) con sus sistemas ERP – enfocados recientemente en Microsoft Dynamics pero también trabajando con otros sistemas en el pasado. Hace casi diez años describí un fenómeno al que me refiero como Sub Optimización como uno de los errores críticos que ocurren al implementar cualquier cambio de proceso. Cuando esto ocurre en un proyecto ERP (Dynamics, Infor Visual ERP o cualquier otro producto), es mortal.

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Sub Optimización

Sub Optimización es algo que defino de la siguiente manera:

Cualquier proceso en el que se haya hecho un esfuerzo y haya tenido éxito en hacer que ese proceso sea MÁS EFECTIVO para las personas que interactúan directamente con él (está optimizado para esas personas) PERO que es altamente ineficiente o estaba muy mal optimizado para aquellos que interactúan INDIRECTAMENTE con el proceso

Cuando piensas en el dicho “No puedes no puedes ver el bosque por los árboles” eso es casi exactamente lo que I estoy describiendo. El personal de un departamento o cualquier parte de una empresa trabaja diligentemente y con cuidado para mejorar sus trabajos, pero lo hacen en el vacío. No se dan cuenta de que los esfuerzos que están invirtiendo para facilitar sus propios trabajos están afectando seriamente y dañando la capacidad de otras personas para trabajar de manera efectiva.

Tanto con Dynamics como con Infor Visual I he visto exactamente lo mismo. Sub Optimización es extremadamente común, muy difícil de ver incluso para consultores y totalmente devastador.

Muchas empresas se dividen en departamentos (me referiré a ellos como Silos) donde tienen lugar los procesos comerciales. A menudo, estos Silos interactúan entre sí, pero pocas personas dentro de la organización realmente entienden la interacción. Por lo general, quienes entienden la integración y la interacción (en una pequeña o mediana empresa) son promovidos fuera de los departamentos a niveles ejecutivos. Formaron parte de la creación del silo en primer lugar, y recuerden los tiempos antes de que realmente existieran. Para estos miembros del personal es obvio que los departamentos interactúan. Es tan obvio que ni siquiera tienen en cuenta que el personal que ahora ha llenado esos departamentos no comprende eso. Interacción.

Déjame darte un Silo muy típico y un ejemplo de suboptimización en el trabajo. El trabajo que realiza el departamento de compras afecta directamente al personal de cuentas por pagar, recepción y producción. Estos se encuentran en diferentes Silos y el departamento de compras comprende a nivel subconsciente o instintivo que lo que hacen afecta a esas personas, pero está bastante alejado de su día a día.

Ahora imagine que un día se realiza una compra de ERP y se forma un equipo de proyecto. El Usuario avanzado de comprar es parte de ese equipo. Esta persona sabe comprar muy bien y se le asigna una tarea simple.

Implemente este ERP de la manera que mejor funcione para la compra.

Cuando se activa el interruptor en esta implementación de ERP, lo que siempre ha sucedido es que el proceso de compra funciona de manera muy eficiente dentro de Departamento de compras. Sin embargo, recibir quejas de que falta la información que necesitan (fecha de vencimiento, por ejemplo) o es difícil de encontrar. Además, AP siempre se queja de que los términos en los PO & son inexactos y los proveedores se quejan de que no se les pague a tiempo. La producción quiere que se agregue información al sistema, pero la compra ha excluido totalmente esos campos de su implementación.

No es que el usuario avanzado de la compra fuera estúpido, ni que no lo hicieran t preocuparse por otras personas. Se les dio un mandato y, sin más información, hicieron lo mejor que pudieron. Diseñaron un sistema (a veces con el apoyo total de los consultores) que optimizaba el trabajo de compra. Realmente no se preocuparon por AP, recepción y producción porque esos departamentos se ocupaban de sus propias tareas del proyecto. Estaban implementando el ERP de la manera que mejor funcionaba para comprar exactamente como se les dijo.

De esta forma, Sub Optimization mata el potencial de lo que de otro modo habría sido un gran ajuste ERP.

La gran pregunta es:

¿Cómo evitamos que esto suceda? & Quot;

La respuesta es bastante simple, pero en muchos casos no se hace porque existe la percepción de que s Más trabajo y será más dinero. La empresa que implementa el ERP no puede permitir que los departamentos implementen sus procesos independientemente uno del otro. Hay dos formas de prevenir esto.

Primero: una forma es exigir a los diferentes departamentos que se reúnan regularmente como parte de un equipo global de ERP y se repasen entre sí cómo utilizarán exactamente el ERP. Esto parecerá (para muchos en estos temas) una gran pérdida de tiempo. En mi ejemplo anterior, el líder de implementación de AP que se sienta en estas reuniones podría pensar (y a menudo será muy expresivo) sobre la pérdida de tiempo que les corresponde escuchar a todos los demás planes Por esta razón, a menudo necesita algún tipo de gerente fuerte para supervisar e imponer estas reuniones (consulte mi artículo de Project Manager de noviembre, 2012)

Segundo: Alternativamente, un extremadamente experimentado El especialista en implementación de ERP debe tener una participación general en el diseño y la planificación del proceso. Por extremadamente experimentados, no estamos hablando de participación en algunas buenas implementaciones de ERP. En este caso, la cantidad importa más que la calidad. Menos de 5 implementaciones de ERP no constituirían experiencia, particularmente si se hicieran en la misma compañía. ¡Alguien que ha trabajado en muchas (al menos 6) implementaciones diferentes de ERP con diferentes negocios y especialmente que no han salido bien! Trabajar en implementaciones de ERP que funcionan bien se siente genial, pero aprendes más de tus errores (desafortunadamente). Este individuo debe detectar las trampas y los errores relativamente temprano, y obtener la participación de los silos para garantizar que el proceso nunca se sub-optimice.

La suboptimización puede evitarse en cualquier negocio, pero requiere mucha comunicación y una comprensión muy, muy clara del negocio. Rara vez puede una persona liderar este proceso, excepto cuando ha aprendido de manera difícil lo que no debe hacer. Los equipos multidisciplinarios de diferentes departamentos son la mejor apuesta para garantizar un flujo de datos fluido de un departamento a otro.

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