Prevención del desastre de la convención – Paso 1B – Camina por el espacio

¿Qué es el “Paso 1b” en su proceso de planificación para “Prevenir la Convención Desastre”? La respuesta es “Camina por el espacio”. Cada hotel y centro de convenciones es diferente y tiene un espacio único para reuniones. Debe hacer una visita al centro de convenciones y reunirse con su CSM o administrador de catering. Tiene espacio para ver y preguntas que hacer o los resultados de su convención pueden no ser lo que usted quiere que sean.

Por supuesto, el “Paso 1b” viene después de negociar su contrato y luego confirmar el bloqueo de su sala y la agenda de la reunión con su Gerente de Servicios de la Convención.

Cada planificador tiene una percepción única de cómo quieren llevar a cabo su reunión. La sala de reuniones debe configurarse de una manera específica. La puesta en escena y el audio visual tienen que adaptarse a su plan. Las tablas de registro se deben configurar de cierta manera y los planificadores tienen una “visión” de lo que funciona mejor para su grupo.

Sin embargo, su “visión” puede no funcionar eficazmente en todos los hoteles o instalaciones de convenciones. Entonces, “Camine por el espacio” y averigüe si su visión se ajustará o si su Administrador de servicios de la Convención tiene una mejor idea. Recuerda, hacen esto todo el tiempo. Es su hotel o sala de convenciones y han organizado reuniones de muchas maneras diferentes. Sus ideas podrían incluso funcionar mejor para ti.

Mientras camina por el espacio, debe hacer preguntas sobre lo siguiente.

Espacio: ¿cuánto espacio se reserva para su reunión? ¿Cuánto espacio de vestíbulo está disponible para su registro? ¿Funcionará? Es posible que pueda visualizar la configuración, pero se necesita una visita al sitio “Walk the Space” para confirmar su visión.

Otros grupos: ¿qué grupos tienen reuniones junto a su grupo y cómo afectarán a su reunión? Pregunte durante su visita.

Problemas de ruido: ¿está realizando un seminario tranquilo en el que el ruido de la puerta contigua será un problema o tendrá algún tipo de entretenimiento que quizás moleste a otro grupo? Las paredes portátiles no siempre son buenas barreras de sonido. Necesitas saber contra qué te enfrentas. Entonces, haz preguntas y échale un vistazo.

Impedimentos de flujo: ¿puede llegar a su área de reunión fácilmente y sin molestar a otros grupos o tiene que pasar otro grupo por su área de registro? ¡Descubrir!

Exhibiciones o exhibiciones de mesa – ¿asumió que habría espacio en la parte posterior de su sala de reuniones para las exhibiciones de mesa o en el vestíbulo al registrarse, aunque lo haya dejado fuera del contrato? Echa un vistazo al espacio.

Paso 1b – Solución al desastre – “Camina por el espacio”. Reúnase con su gerente de servicios de convenciones y camine por el hotel, el espacio para reuniones, el área de convenciones o lo que vaya a usar. Confirme que se ajustará a sus necesidades. Si no lo haces, te estás dejando abierto al desastre. Asegúrese de revisar toda su agenda y visualizar las configuraciones para cada evento. De esa manera, usted está seguro de llenar los vacíos para cualquier cosa que quede fuera del contrato. Los CSM son buenos y harán todo lo posible para prevenir a los oponentes, pero no pueden leer tu mente. Depende de usted “Caminar el espacio” y comunicar todas sus necesidades a su Gerente de servicios de convenciones. Los problemas siempre se presentarán por sí mismos, pero las situaciones reconocidas desde el principio tienen mejores soluciones y definitivamente ayudarán en gran medida a la “Prevención de desastres en la Convención”.

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