Planificación de eventos: siete mejores prácticas que utilizan los planificadores exitosos

¿Planea eventos para el mundo corporativo como lanzamientos de productos, conferencias, seminarios, etc.? Si es así, consulte estas siete prácticas de planificadores de eventos exitosos.

Es fácil descartar estos puntos pensando que son triviales. Yo también lo pensé, una vez. Aprendí mejor cuando tuve eventos separados porque elegí ignorar estas simples pautas.

# 1: Asegúrese de que la información fluya libremente a través de su equipo

Raramente realiza la planificación de eventos de forma aislada. Casi siempre tendrá un equipo de personas a las que haya delegado diversas responsabilidades.

Es muy fácil hacer suposiciones de que todos saben de qué se trata el evento y cómo lo que están haciendo se vincula con lo que todos los demás están haciendo. obra. Ambas suposiciones pueden ser totalmente incorrectas.

Al comienzo del esfuerzo de planificación del evento, tómese el tiempo para compartir el objetivo de su evento y su plan general para ejecutarlo con cada uno de los miembros de su equipo. Es mejor reunirlos a todos para hacer esta explicación.

De manera continua, tenga reuniones periódicas para evaluar el progreso de manera que todos estén al tanto de todos los aspectos del evento.

# 2: Verifique dos veces los altavoces y todos los demás artistas

A veces, se encuentra con eventos en los que el orador principal entrega su mensaje maravillosamente bien, excepto que lo que dijo no tenía nada que ver con el propósito del evento!

Conéctese con otros planificadores de eventos, descubra quién sería un buen orador para el evento que está planeando. Alguien puede ser un excelente orador para un evento, pero no necesariamente para otro.

Pida referencias al orador. Averigüe todo lo que pueda de esas referencias. Pregúnteles cuántas veces lo han escuchado hablar. ¿Qué les gustó de su actuación? ¿Qué no les gustó? ¿Tienen alguna relación particular con el hablante (que podría influir en su opinión)?

# 3: Haga una planificación detallada con una línea de tiempo

Intentar organizar un gran evento de manera casual es coquetear con el desastre. Debe tener un cronograma escrito de todas las tareas previas al evento, con fechas específicas para su finalización y personas específicas responsables de completarlas.

Eso puede sonar muy básico, pero esta es una de las cosas que hacen que los eventos fallen.

# 4: Lea la letra pequeña, conozca todos los detalles

Como planificador de eventos, puede exponerse a graves riesgos financieros y de otro tipo si no está completamente familiarizado con todos los aspectos del evento.

Eso incluye todos los contratos que firmas, todas las instrucciones escritas, pedidos y más. Como usted es el planificador de eventos, se espera que sea el experto en todas estas áreas.

# 5: Tenga un propósito claro para el evento

¿Asistió a un seminario donde el tema era demasiado amplio y los oradores parecían hablar sobre el tema de manera desconectada? ? Eso es lo que sucede cuando te falta claridad de propósito sobre el evento.

¿El evento pretende ser un retiro de planificación estratégica para la alta dirección? ¿Es un seminario para actualizar a los profesionales médicos sobre los desarrollos en un campo especializado?

Si se trata del lanzamiento de un producto, ¿exactamente qué resultado se espera que logre el evento?

Solo cuando usted y su equipo conocen los objetivos centrales puede organizar un evento enfocado que cumpla con esos objetivos.

# 6: Compra de seguro de evento

Piensa en lo que podría interrumpir tu evento y cuáles serían tus responsabilidades en tal caso.

Las interrupciones pueden incluir huelgas, calamidades naturales, oradores que no se presentan, asistencia drásticamente reducida y más. Averigüe las consecuencias monetarias y legales. Y obtenga un seguro para cubrirlo.

# 7: Verifique todo

Este es uno de los lemas de planificación más útiles que se le ocurran.

Alguien puede haberte prometido hace tres meses que servirá aperitivos japoneses exóticos en la merienda. Más cerca de la fecha del evento pero con suficiente antelación, verifique nuevamente para asegurarse de que recuerden el compromiso.

¡Tienen muchas otras cosas que hacer y pueden haber olvidado por completo lo que dijeron hace meses!

Es por eso que debe verificar tres veces todo a medida que avanza.

Estas pautas sencillas pueden ahorrarle problemas sin fin si está planeando y organizando eventos. Haz que formen parte de tu forma de trabajar.

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