Incluso para un profesional experimentado, organizar una reunión puede ser una tarea desalentadora. Liderar una reunión de manera efectiva es una habilidad importante en el mundo corporativo. Una cubierta de PowerPoint aburrida es suficiente para enviar a todos a dormir o para buscar consuelo en las pausas para el té y el almuerzo. La mayoría de las reuniones fallan debido a una mala preparación, mala gestión y participación limitada. Cada reunión debe acercarle a los resultados deseados. Entonces, para lograr la meta, necesitas hacer las cosas de manera diferente. Aquí hay algunos consejos increíbles para organizar una reunión de manera efectiva

Establecer el objetivo

Empezar por la mitad y llegar a un resultado, no es posible. En primer lugar, es necesario determinar el objetivo de la reunión. ¿Es realmente necesario o un correo electrónico resolverá el propósito? No planee una reunión solo por el bien de la reunión. ¿Cuál sería la naturaleza de la reunión? Definir el propósito también ayudará a establecer el tono para reunirse y decidir los puntos de referencia para el éxito. Comparta los objetivos de la reunión de antemano para permitir que los participantes vengan preparados con ideas, sugerencias y puntos de discusión.

Respetar el marco de tiempo

Es aconsejable establecer un tiempo específico de inicio y finalización. Si las universidades sabrán la duración de la reunión con anticipación, pueden programar el resto de su día en consecuencia. Si la reunión respetará el período de tiempo programado, ganará la reputación de ser considerado con los horarios de sus compañeros de trabajo. A veces puede suceder que la reunión sea prolongada, informar cortésmente la hora de finalización establecida y liberar a los que tienen otros compromisos.

Quedarse en el camino

Incluso las reuniones mejor planificadas pueden ser descarriladas por numerosas razones. Como anfitrión, es tu principal responsabilidad mantener a todos enfocados. Adherirse a la agenda establecida y hacer todos los esfuerzos posibles para mantener el camino planeado. Esté equipado con algunas oraciones de transición para redirigir a los participantes, ya que podemos explorar más este aspecto en otro momento, pero por ahora centrémonos en encontrar formas de resolver las quejas de los clientes.

Se trata de la ubicación

Elija un espacio que sea lo suficientemente grande como para acomodar a todos los miembros. No hay nada peor que estar envuelto torpemente alrededor de una mesa para 5 cuando 8 personas han aparecido. ¿Averiguar qué accesorios podría necesitar y todos están en condiciones de funcionar? Pruebe la tecnología en la sala llegando temprano en el día o haciendo una prueba de antemano.

Mantener las cosas en marcha

¿Están muriendo las conversaciones y las ideas? Revitaliza al equipo con algunas ideas proactivas. Las preguntas abiertas pueden ser las mejores maneras de mantener el flujo. Mantente flexible y abierto a las posibilidades.

Asignar a alguien para tomar notas

En lugar de tomar notas simultáneamente mientras organiza una reunión, designe un tomador de notas que será responsable de anotar los detalles importantes de la reunión en su computadora portátil con la aprobación del orador.

Seguir

Antes de llamarlo un día, haga un breve resumen de lo que debe suceder a continuación. Delinee claramente los planes de acción y las responsabilidades proporcionales de todos para que la reunión sea exitosa .

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