Oficina sin papel: mitos que hacen que las PYMES piensen dos veces al buscar la aplicación más adecuada

De hecho, es extraño que en un momento de notable progreso tecnológico, generalmente no pensamos dos veces en el caso de decidir comprar algún artilugio tecnológico “genial”, que a menudo no nos dará ninguna ventaja monetaria a cambio. pero nos hemos vuelto bastante vacilantes en dedicar nuestro dinero a la tecnología moderna que realmente ha demostrado su valía.

Dicho patrón también es aplicable a las pequeñas y medianas empresas, que normalmente exhiben una disposición adversa en términos de nuevos desarrollos, y generalmente están relacionadas con el ajuste de sus procedimientos obsoletos basados ​​en papel a un nuevo software de gestión de documentos orientado a la “oficina sin papeles”.

El concepto de “oficina sin papel” indica principalmente el proceso de transformación de prácticamente todos los documentos en papel hacia un formato digital. Esto puede ser complicado de imaginar en un mundo en el que el papel es el procedimiento principal para la comunicación en casi todas las corporaciones. En el pasado, un buen número de compañías comenzaron a digitalizar sus documentos: facturas, albaranes, informes de trabajo, etc. Sin embargo, en general, también conservaban una versión en papel de todos estos documentos, ya que el formato digital no tenía ningún formato legal. apoyo. Esto significa que estas empresas no solo reservaron dos formatos de datos de exactamente la misma documentación, sino que además duplicaron su carga de trabajo. En la práctica, la tecnología moderna que facilitó el proceso de digitalización perdió la mayor parte de su fascinación y, con el tiempo, los edificios de oficinas se convirtieron en depósitos de enormes cantidades de papel, colocados en carpetas o cajas simples. Esto no significa que las empresas estuvieran frente a un desafío de almacenamiento, pero encontrar un documento también ha sido como buscar una aguja en un montón de heno.

Sin embargo, en la actualidad, un buen número de empresas están intentando funcionar de acuerdo con las ideas de la “oficina sin papeles”, pero el concepto aún no se ha implementado a gran escala. Muchas organizaciones, principalmente PYMES, no están particularmente interesadas en implementar un buen sistema de gestión de documentos, y sus dudas generalmente están respaldadas por diferentes conceptos erróneos que rodean la comprensión de la oficina sin papeles.

Mitos generalizados del software de Office sin papel

– El software es bastante difícil de trabajar. A menudo, los primeros en beneficiarse del software avanzado de gestión de documentos son con frecuencia las personas, que generalmente consideran la nueva solución con precaución. Después de todo, han estado trabajando con documentos durante muchos años y se sienten cómodos y seguros con su forma establecida de realizar el trabajo. Dicho esto, la verdad es que la mayoría de los trabajadores cambian de opinión en poco tiempo, cuando encuentran un documento en solo unos segundos y descubren lo rápido y fácil que es encontrar un fragmento de contenido con la nueva administración de documentos de su compañía. software.

La gestión electrónica de documentos no es tan segura como los sistemas basados ​​en papel. El control del acceso a documentos importantes en papel solo es posible a través del acceso controlado a los diferentes lugares donde se almacenan estos documentos. Esto implica que cada vez que un miembro del personal requiera un documento en particular, deberá tener acceso a estas instalaciones. Dicho de otra forma, casi todos los empleados pueden acceder a casi todos los archivos y documentos. Sin embargo, con un sistema de gestión de documentos adecuado, la seguridad aumenta enormemente, ya que el control de acceso a los documentos se opera a través de roles de usuario y permisos jerárquicos. Por ejemplo, un grupo específico de miembros del personal puede ver un documento aunque no lo edite, mientras que otro grupo puede leer y modificar este mismo archivo de datos.

Las principales ventajas de una plataforma de gestión de documentos sólida son principalmente ventajas a largo plazo. Como lo subrayaron las organizaciones que ya han dado los pasos hacia la oficina sin papel, después de cambiar los procesos basados ​​en documentos para métodos digitales, las recompensas con respecto a los ahorros en costos, la mejora del rendimiento y la eficiencia son inmediatas. Además, los costes relacionados con el papel y el espacio se reducen progresivamente.

Para ir sin papel, tendrá que erradicar todo el papel de sus oficinas . Este mito está equivocado. Sin duda, uno de los objetivos fundamentales deseados de cualquier negocio que tome el camino hacia la oficina “sin papeles” es reducir el uso del papel al óptimo, no eliminar el papel por completo. Además, cuando se reduce el uso de papel, también se reducen los costos relacionados, pero una empresa obtiene principalmente la mayoría de los resultados trabajando con documentos electrónicos y automatizando sus procesos de documentos. Por último, pero no menos importante, también existe el simple hecho de que la legislación siempre obligará a las instituciones a continuar manteniendo una versión en papel de los documentos seleccionados.

Hacia la oficina sin papeles.

Los documentos en papel siempre serán el principal método de comunicación para muchas compañías, pero parece que esos documentos generalmente desaparecen de los lugares de trabajo para dar paso a los documentos digitalizados. En realidad, las empresas innovadoras que ya han compilado la digitalización de sus documentos con una moderna solución de software de gestión de documentos están viendo los beneficios de su determinación. Ya cuentan con más espacio libre en la sala, búsquedas rápidas de documentos, organización jerárquica de documentos comerciales, derechos de usuario específicos con respecto al acceso, gestión y recuperación de archivos importantes, reducciones sustanciales de costos en relación con el desperdicio de papel y el almacenamiento, mayor productividad y más ahorro. procedimientos amistosos

En su mayor parte, todavía estamos en un ciclo de transformación y progreso, y nos llevará algún tiempo realmente tener los medios para hablar sobre “nuestra oficina sin papeles”.

Innovando con la gestión documental

En resumen, bajar papel radicalmente en entornos de trabajo ya no es un sueño inalcanzable. En realidad no es una simple ilusión utópica, pero está a nuestro alcance, a escala internacional. Solo exige que tanto los ejecutivos de la empresa como los trabajadores detengan su resistencia al cambio y consideren un sistema de gestión de documentos. Cuando realmente lo hagan, los resultados y la transformación positiva en sus formas de trabajar serán tales que nunca desearán volver a sus formas obsoletas.

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