Es una apuesta segura que la mayoría de las personas van a trabajar con la esperanza de tener tranquilidad y satisfacción en sus contribuciones laborales, lo que incluye a los gerentes de proyecto. El proceso de gestión de proyectos ha sido tan bien desarrollado y luego definido por el Project Management Institute que parece que no queda mucho por decir, excepto las lecciones e historias únicas de los profesionales de PM que ponen a la humanidad en la gestión de proyectos. La mayoría de las personas desean ser parte de una visión significativa y claramente definida con buenas perspectivas de futuro.

El primer paso es crear una gran carta y tenerla aprobada. En este punto, el proyecto no se considera activo y no se ha asignado un gerente de proyecto. La carta simplemente pregunta a los líderes empresariales de una empresa: “¿Es este un proyecto que tiene potencial de ganancias y beneficios para nuestra empresa que nos obliga a invertir en finanzas y recursos humanos?” Se debe crear y desarrollar un conjunto de estatutos a medida que se identifiquen las oportunidades y los riesgos que una empresa puede necesitar abordar. Estas cartas indicarán un caso de negocio claro que muestra el costo y las ganancias. Además, se debe proporcionar una definición clara con respecto a las entregas, el tiempo y los recursos. Por ejemplo, puede haber un cliente potencial que necesita un determinado producto o puede haber un cierto problema de calidad en la fabricación que debe resolverse. Cualquiera que sea la necesidad, el estatuto es el primer paso, ya que brinda a los líderes empresariales visibilidad sobre cuáles son sus mejores opciones y su contribución es proporcionar una crítica a las cartas y luego aprobarlas según corresponda.

Una vez que el estatuto se crea y luego se aprueba, se asigna un gerente de proyecto y es hora de evaluar si el proyecto se activará mediante el uso de un documento de alcance. Este documento de “Alcance”, que es básicamente una declaración de contratación, “pone su dinero donde está su boca” o “pone o calla” y explica con más detalle los detalles presentados en la Carta. Puede tener criterios de aceptación más detallados o cambios en la carta. También contará con recursos clave específicamente nombrados junto con un plan de gastos y caso de negocios detallados, todos basados ​​en el estatuto, pero incluidos en este contrato de textos que los patrocinadores del proyecto pueden revisar y “esculpir” según sea necesario y luego comprometerse con prontitud firmando sus aprobaciones. Este documento debe presentar una visión que describa un caso empresarial convincente y el plan detallado apropiado para lograr una respuesta exitosa.

El gerente de proyecto ideal será como el propietario de un negocio, cuidando y considerando los detalles y la totalidad de un esfuerzo que incluye el cliente, el producto y el proceso, los problemas técnicos, los costos, las ganancias, los plazos, los recursos y cualquier otra inquietud comercial. La gestión del proyecto es óptima cuando el gerente del proyecto tiene la experiencia técnica adecuada para el proyecto, así como un sentido comercial. Si un PM no tiene la comprensión técnica y comercial para brindar orientación y responsabilidad, entonces no es tan efectivo. Por lo tanto, en general, un gran PM en el mundo de TI será técnicamente competente en ese espacio del proyecto, así como un PM de construcción conocerá los detalles técnicos de la construcción y así sucesivamente. Un gran gerente de proyecto permitirá que los expertos asignados a la materia operen y hagan su trabajo, al mismo tiempo que son conscientes e integrados en el trabajo en equipo de las actividades técnicas. El PM trabajará con este equipo para crear un cronograma y un presupuesto alcanzables con una comprensión clara de lo que se puede entregar y lo que el cliente realmente desea y pagará.

Y así, al principio, se necesita un buen gerente de proyecto a través del proceso de gestión de un proyecto.

Cuando un proyecto se activa sin una Carta y sin un Alcance, tiene un gran riesgo de perder tiempo, dinero y recursos humanos. Sin mencionar a las personas infelices que tendrán la desgracia de invertir en un esfuerzo inútil, desalentador y perdedor. Sin estos dos documentos, el proyecto tiene un riesgo mucho mayor de fracasar porque el apoyo no se ha obtenido de los propietarios de recursos clave y los líderes de la empresa que son responsables de administrar los presupuestos y los recursos que no incluyen un proyecto inactivo sin una carta y un alcance aprobados . Lo que probablemente sucederá es que, dado que los gerentes no han comprometido los recursos para el proyecto, entonces, como seguramente surgirán otras prioridades y emergencias, este proyecto sin carta o alcance no tiene visibilidad ni responsabilidad y será descuidado. Todo esto tiene sentido porque la mayoría de los gerentes realmente están tratando de realizar las actividades como lo indican sus superiores. Aquí no hay un gran misterio ni un fracaso moral, simplemente que los acuerdos no se hicieron. Así que esto plantea la pregunta “¿Por qué comenzar un proyecto sin una carta y un alcance?” El hecho es que no hay una buena razón para comenzar un proyecto sin documentos de alcance y alcance aprobados.

Basta con echar un vistazo a la historia estadounidense temprana, por ejemplo. La Declaración de Independencia, redactada por Thomas Jefferson, todavía es considerada por muchos como uno de los documentos más poderosos y respetados jamás escritos en la historia del mundo. Muchos líderes lo han leído y estudiado desde que está escribiendo y, a su vez, se inspiraron para tomar prestados los preceptos establecidos desde 1776. ¿Por qué los documentos como este son tan poderosos? Porque están escritas cuidadosamente y con el apoyo de muchos líderes, y crean una poderosa unidad y trabajo en equipo para lograr grandes cosas.

Entonces, al escribir un documento de alcance y un documento de alcance del proyecto, recuerde cuán poderoso puede ser este documento para liderar un gran esfuerzo. Proporciona un gobierno y una dirección clara donde los líderes pueden comprender claramente y comprometerse a lograr grandes y rentables empresas para sus organizaciones. El trabajo puede ser emocionante y también divertido. Los acuerdos documentados incluso tienen muchos aspectos sociales saludables en el sentido de que alinean a muchas personas con un buen propósito, y pueden proporcionar la satisfacción tan deseada en transacciones exitosas. A la gente le encanta ganar y disfrutar del botín de la victoria.

Y así va con la gestión de proyectos. Debemos aprender de Thomas Jefferson y siempre recordar tener un gran respeto por un documento de gobierno que proporciona una guía clara y un lugar para que los líderes se reúnan y acepten. ¡Que tu próximo proyecto sea un gran éxito!

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