Con frecuencia, las firmas consultoras participan como asesores para revisar los procesos comerciales y ayudar a la empresa a lograr objetivos comunes de reducir costos, mejorar la productividad, aumentar los puntajes de satisfacción del cliente o mejorar la seguridad del paciente.

Las firmas consultoras se seleccionan en función de su desempeño anterior y / o experiencia en el suministro de recomendaciones para la necesidad comercial específica. La consultoría puede ser una industria costosa que resulte en un costo sustancial para la empresa por estos servicios.

Desafortunadamente, con demasiada frecuencia el negocio enfrenta desafíos en la implementación exitosa y, por lo tanto, no obtiene todos los beneficios de los dólares de consultoría gastados. Cuando este es el caso, los procesos específicos permanecen extremadamente sin cambios como resultado.

La consultoría puede ser un paso importante para identificar oportunidades de mejora de procesos. Los consultores observan el proceso actual “Tal como está” para identificar y documentar las oportunidades de mejora. Proporcionarán un proceso “Para ser” o “Estado futuro” que describe cómo debería ser el proceso mejorado cuando se hayan implementado las soluciones de proposiciones. Los consultores proporcionarán sus recomendaciones de mejoras específicas que se implementarán y los resultados específicos. Finalmente, proporcionarán una estimación del impacto y los beneficios de implementar sus sugerencias como un retorno de la inversión.

Dependiendo del proceso observado, las recomendaciones pueden incorporar inversiones en nuevo software o hardware. Además, es probable que haya soluciones para modificar la forma en que se realiza el trabajo con la intención de simplificar el proceso y / o realizar una reducción de errores / defectos. Estas recomendaciones probablemente serán validadas con datos que confirmen y pronosticen el impacto y la mejora del proceso actual en función de los estudios de caso y la experiencia previa del Grupo Consultor.

Habiendo presentado su documentación, la firma consultora ha cumplido con su obligación contractual. Normalmente, no son responsables de implementar las soluciones propuestas y alcanzar los objetivos específicos. Su obligación termina con recomendaciones educadas y profesionales formuladas.

Las principales deficiencias en el compromiso de las Consultoras no se encuentran en la parte de consultoría, sino en la implementación de las recomendaciones. Si se determina que las recomendaciones de software y equipos son rentables y están dentro del presupuesto de la empresa, es probable que se implementen siguiendo el proceso empresarial de compra. Aunque el proceso de compra puede ser largo, es un proceso bien definido para la mayoría de las empresas. Es por esta razón que las soluciones que simplemente requieren un gasto corporativo a menudo se ejecutan. Las compras de software y hardware normalmente incluyen capacitación y un plan de implementación proporcionado por el proveedor. Este también es un proceso bien definido y la responsabilidad del proveedor para guiar el éxito.

El déficit en obtener los beneficios de las soluciones de la Firma Consultora que requieren la modificación de los procesos es que no existe un plan de implementación interno bien definido. Además, es común que los departamentos y los grupos más afectados por las soluciones carezcan de habilidades y tiempo para implementar la gestión del cambio. Una barrera común es que muchos no han bordado completamente el cambio propuesto y estarán relacionados a participar. Como resultado, los cambios propuestos encuentran una resistencia significativa. Sin un plan de gestión de cambios establecido para superar estos obstáculos, las mejoras propuestas a menudo no se implementan. Las soluciones que se implementan son, con demasiada frecuencia, cambios a corto plazo que vuelven al proceso anterior con el tiempo.

Como se mencionó, el proceso para implementar mejoras de software y equipos está bien definido y generalmente es bien aceptado por los departamentos que usan estas herramientas. Las soluciones que requieren que el personal de la organización adopte nuevos procesos se beneficiarían más de una estrategia alternativa.

Se propone que la organización cree un Plan de Gestión de Cambios utilizando técnicas probadas e implemente soluciones existentes que se hayan archivado o hayan regresado al proceso anterior. Las soluciones recomendadas anteriormente deben validarse para garantizar que las circunstancias actuales no hayan cambiado, lo que hace que las soluciones propuestas se vuelvan obsoletas. Cualquier solución adoptada que requiera que el personal realice sus funciones de manera diferente se beneficiará de un plan de Gestión de Cambios bien definido y diseñado para fomentar la participación en todos los niveles. A través de la gestión efectiva del cambio, el personal no solo aceptará más el cambio, sino que comenzará a contribuir al proceso de la solución y mejorará aún más la solución original. A través de su experiencia y entusiasmo, los objetivos se cumplirán y los logros alcanzables se mantendrán en el tiempo.

Además, se recomienda que la organización utilice un agente de cambio para crear e implementar el plan de gestión de cambios. La organización obtendrá el mayor beneficio si el agente de cambio también tiene experiencia en metodologías de mejora continua. Tal individuo debe ser responsable de validar las soluciones de proceso como se mencionó anteriormente. Al validar la solución, esta persona debe comenzar a involucrar a los miembros del personal a través de las habilidades de Gestión de Cambios aplicadas en preparación para la implementación de la solución específica. La cultura de cambio resultante conducirá hacia un objetivo deseable de Mejoras Continuas y se propagará a través de la organización si se nutre adecuadamente.

El costo de implementar la estrategia alternativa propuesta dependerá de la metodología de gestión de cambios que se incorpore. Se puede contratar a un individuo para que sea responsable de estas responsabilidades conjuntas. Esta opción será el medio más rápido para comenzar a cerrar la brecha en los gastos ya invertidos y las inversiones futuras en soluciones de Consultoría.

Una segunda opción es capacitar y utilizar un personal individual o clave que ya esté en el personal para acumular las responsabilidades adicionales de la función de agente de cambio. Si la organización no cuenta con capacitadores en el personal bien versado en las metodologías de Gestión de Cambios y Mejora Continua, esta opción requerirá la utilización de un grupo / consultores externos para realizar la capacitación y la tutoría. El costo de esta opción es variable y se basará en el tamaño de la clase y la profundidad de la capacitación y el apoyo que se compre. Existen numerosos ahorros en dólares duros y blandos que resultarán en la implementación de esta estrategia y hay casos de negocios disponibles para abordar el potencial.

Los proyectos de mejora de procesos generalmente resultan en una reducción del costo de 10 a 20% como mínimo. Los porcentajes de ganancias mucho más altos son comunes cuando los proyectos de mejora de procesos específicos para el área objetivo aún no han sido un enfoque de la organización. Si se revisan las soluciones que previamente fueron propuestas por las firmas consultoras, existe la posibilidad de impulsar los beneficios en base a las estimaciones previas del consultor.

La ganancia financiera a través de la Satisfacción del Cliente mejorada es un desafío para calcular en dólares blandos. Obviamente, cualquier proceso mejorado y / o mejorado mejorará los puntajes de satisfacción del Cliente.

En conclusión, la organización ha invertido ingresos sustanciales para mejorar los procesos, mejorar la seguridad y la satisfacción del Cliente entre otras ganancias específicas. La estrategia alternativa sugerida aumentará el ROI de este negocio inicialmente como un suplemento. Al implementar un Plan de Gestión de Cambios y seguir las metodologías de Mejora Continua, es muy probable que la organización ya no requiera fuentes externas sustantivas para ayudar como consultores en muchos proyectos. Como mínimo, los dólares de consultoría mostrarán una rentabilidad sustancialmente mejorada para la inversión.

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