Los beneficios del flujo de trabajo de cuentas por pagar automatizadas

Desde los albores de los negocios, los proveedores de servicios y comerciantes han tenido algún tipo de proceso de cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Después de todo, las empresas requieren el intercambio de dinero por bienes y servicios prestados. Después de siglos de comercio, la contabilidad continúa evolucionando hasta nuestros días.

De hecho, hay más formas de pago hoy que nunca, incluyendo: efectivo, cheque, tarjeta de crédito, transferencias bancarias, PayPal, Apple Pay, ACH, EDI y más. Los representantes de campo pueden incluso aceptar pagos directamente en sus teléfonos inteligentes utilizando lectores de tarjetas de crédito que se conectan a sus auriculares.

Desde una perspectiva de cuentas por pagar, las facturas también provienen de una variedad de fuentes. Por ejemplo, algunos proveedores pueden enviar sus facturas por fax, mientras que otros las envían electrónicamente o por medio del servicio postal. Mientras tanto, se pueden entregar otras facturas al momento de la entrega. La persona responsable de las cuentas por pagar podría tener montones de facturas en papel y fax junto con una bandeja de entrada de correo electrónico que contiene enlaces a facturas electrónicas, así como facturas que se pagarán a través de EDI. Para complicar aún más las cosas, si tiene sucursales, sus facturas se pueden distribuir primero a los sitios locales antes de enviarlas a la oficina de cuentas por cobrar principales.

Con tantas opciones, a menudo se hace difícil estandarizar las cuentas por pagar y por cobrar (Fuente: Web de contabilidad). Esto no significa que la automatización no sea posible. De hecho, aquí es donde brilla la automatización. Por ejemplo, utilizando un flujo de trabajo de cuentas por pagar automatizado, puede capturar facturas de varias fuentes como correo electrónico, fax, papel, escáneres e Internet. Una vez capturadas, estas facturas se pueden validar y cargar en su solución SAP o ERP para el procesamiento de facturas. En lugar de lidiar con múltiples pilas y fuentes, su equipo de cuentas por pagar tendrá un flujo de trabajo consistente y automatizado que les facilitará mucho su trabajo y al mismo tiempo optimizará el ciclo de pago.

¿Por qué automatizar las cuentas por pagar? A continuación se presentan algunos de los beneficios:

  • Proceso más fácil – Usted & # 39; pasará menos tiempo persiguiendo facturas en papel, buscando facturas en papel y manejando facturas en papel.
  • Mejoras de productividad – No solo la automatización es más fácil, sino que también Puede mejorar la productividad.
  • Ciclos de pago más cortos – Con la automatización, puede trabajar más eficientemente y acortar los ciclos de pago. También puede pagar facturas de manera más estratégica según los descuentos por pagos anticipados y otros incentivos.
  • Mejora los tiempos de aprobación – La automatización puede agilizar todo el proceso , incluida la aprobación de facturas.
  • Auditoría e informes mejorados – La automatización crea una pista de auditoría mientras que las herramientas de informes le permiten ver rápidamente qué & # 39 ha sido pagado y qué & # 39; s vencimiento.
  • Alineación de compras con contabilidad : los flujos de trabajo de AP automatizados pueden alinearse adquisición con contabilidad, lo que resulta en menos demoras y preguntas.
  • Eliminar pagos duplicados – La automatización puede eliminar pagar lo mismo factura dos veces
  • Reducir el fraude : existen controles y saldos para reducir el fraude
  • Cumplimiento – Los flujos de trabajo automatizados de AP pueden ayudarlo a permanecer en cumplimiento con varias regulaciones y acuerdos de servicio.
  • Mejorar las relaciones con los proveedores – Automatizar su flujo de trabajo AP significa que sus proveedores recibirán un pago puntual y consistente, fortaleciendo sus relaciones como resultado.

Según Dolphin, sus clientes de automatización de cuentas por pagar han recibido beneficios sustanciales que incluyen:

  • A 40 a 80 aumento porcentual en la productividad operativa
  • A 40 a 60 reducción porcentual en el costo por factura
  • Eliminación práctica del error humano
  • A 60 porcentaje o más Disminución del tiempo de respuesta a la consulta
  • Costo reducido

Cuentas por pagar continúa evolucionando. ¿Evolucionarás con él a través de la automatización?

Obras citadas:

1. Contabilidad web, & quot; Contabilidad automatizada para pequeños; empresas medianas, & quot; – http://www.accountingweb.com/topic/cfo/automated-accounting-small-mid-sized-businesses

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