La productividad no se mide por estar ocupado

Los empresarios y los propietarios de pequeñas empresas luchan por encontrar el tiempo suficiente para hacer todo en un día. A medida que el negocio se inicia y crece, las pocas personas que trabajan en él se estiran realizando tareas para adquirir y servir a los clientes, crear y entregar productos y servicios y administrar las operaciones y la producción. A medida que crece la lista de nuevos clientes, la lucha por mantenerse al día con la demanda se vuelve cada vez más desafiante. Cualquier método es aceptable para hacer el trabajo y evitar perder a un cliente.

Las órdenes de venta se ingresan en una hoja de cálculo en una computadora personal, luego se imprimen y se vuelven a ingresar manualmente en el sistema de contabilidad. Los clientes envían por fax los pedidos en notas escritas a mano que deben ser interpretadas por un empleado y luego ingresadas en un sistema informático. Luego, el pedido se imprime y se envía por fax o por correo electrónico al cliente para confirmar los artículos y el precio del pedido antes de que se confirme y se envíe a producción o servicio. Los técnicos de servicio llevan tabletas de mano para que puedan hacer un seguimiento del tiempo y los materiales utilizados en cada trabajo. También tienen la capacidad de capturar nuevos pedidos en las tabletas, que no están conectadas en red al sistema en la oficina, por lo que es necesario volver a ingresar manualmente al final de cada día. Toda esta entrada manual y el cálculo de los precios tienen como resultado una alta tasa de error, lo que requiere que alguien vuelva a verificar la aritmética en cada pedido procesado cada día.

Muchos métodos y procesos a corto plazo, como estos, que se utilizaron para mantener el negocio a flote en las primeras etapas se afianzan en las operaciones del negocio, incluso a medida que crece y se establece con éxito y es rentable. La presión para continuar operando y sirviendo a los clientes continúa, a pesar de los montones de cables de equilibrio que mantienen el negocio unido. La única forma de administrar un sistema en este estado es agregar más personas. Desafortunadamente, incluir más transacciones y más personas en este lío solo aumenta el número de errores, la cantidad de trabajo necesario y el inmenso tiempo perdido en procesos de baja calidad e ineficientes.

Irónicamente, sugerir cambios y mejoras a menudo se encuentra con “Estoy demasiado ocupado” o “No tenemos tiempo para capacitar a las personas en el nuevo sistema o procedimiento del que está hablando”. Por supuesto que tú no. Está tan ocupado gastando tiempo en actividades que lo distraen de hacer el trabajo que no puede ver más allá de la pila de papel en su escritorio. En algún momento, este nivel de ineficiencia hará que el negocio se rompa, como cuando una persona crítica está ausente de la oficina, o una serie de errores caen por las grietas, o la carga de trabajo sobre los impuestos a las personas que ya están descontentas. En tener que gastar tanto tiempo en el papeleo manual.

Retroceda un paso y observe cada uno de sus procesos centrales, uno a la vez, desde el compromiso del cliente hasta la producción, la entrega del servicio y la facturación. Realice pequeños cambios en los procesos de actualización que requieren un esfuerzo duplicado y la manipulación manual de la información que podría automatizarse. Los recibos pequeños para tomar medidas para automatizar procesos simples, un módulo a la vez, resultarán en enormes ganancias de productividad casi de inmediato. También construirá un equipo productivo y motivado capaz de sostener su crecimiento continuo en el futuro.

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