¿Su organización ve cada oportunidad como un “must-win”? proyecto, incluso cuando no es adecuado para sus talentos internos? Si es así, este es uno de los diversos puntos de vista que pueden cegar a su empresa ante posibles problemas futuros. En la Parte 1 de esta serie, exploramos cómo reconocer seis trampas de proyectos comunes. Ahora en la Parte 2, revisaremos 10 los principales errores para evitar (o los riesgos de marcar) al elegir, estimar y dotar de personal a sus proyectos.

Primero, es importante reconocer que su cultura organizacional establece el tono de cómo aborda los proyectos. Por ejemplo, ¿su empresa siempre espera que las personas hagan más por menos? ¿La gerencia insiste o acepta rutinariamente horarios inviables? ¿Se alienta a los miembros del equipo a subestimar sus esfuerzos realistas? Si es así, estos son signos de que su organización puede tener un “debe ganar a toda costa”. vista de proyectos. Es posible que desee considerar cómo las expectativas idealistas pero poco prácticas podrían preparar el escenario para el fracaso del proyecto.

En cualquier caso, si su empresa enfrenta desafíos con los presupuestos, el cronograma, la calidad o las características del proyecto, intente hacer estas 10 preguntas la próxima vez que & ; considerando un proyecto:

1. ¿El proyecto no es convincente o no es adecuado para el equipo del proyecto?

Un mal ajuste significa que no cae dentro de los ámbitos profesionales o técnicos generales en los que su empresa tiene logros o sus colegas tienen experiencia. Tenga en cuenta que si sus proyectos normalmente implican trabajar con expertos en la materia que le proporcionarían la información que necesita, esto no es una gran preocupación.

2. ¿El alcance del proyecto implicará operar en territorio desconocido?

Incluso si un ajuste razonable, si un proyecto involucra requisitos con los que su equipo nunca ha trabajado antes, podría ser demasiado optimista al suponer que todos pueden acelerar lo suficientemente rápido tener éxito en el proyecto Es posible que necesite buscar experiencia externa, aunque esto puede presentar sus propios riesgos (ver # 6-7 a continuación).

3. ¿Son complejos los requisitos del proyecto, como las características del producto?

Un proyecto que requiere muchas características complicadas para interactuar correctamente aumenta enormemente el potencial de problemas. Una estrategia de riesgo podría implicar aceptar la incorporación gradual y probar la complejidad con el tiempo. Otro podría ser negociar una reducción en el número o la dificultad de las características que se completarán.

4. ¿Los requisitos se enfrentan a un horario agresivo?

Existen límites de tiempo de algún tipo en casi todos los proyectos, y generan casi cualquier otra expectativa de proyecto. ¿Habrá tiempo suficiente para implementar las características solicitadas en el nivel de calidad deseado? De lo contrario, es posible que desee negociar un horario más largo, acordar reducir los requisitos o incorporar algunas características más adelante. Podría atraer a más personas, aunque esto implicará más coordinación.

5. ¿Hay muy poco personal y recursos disponibles para el proyecto?

Los gerentes de proyecto rutinariamente pierden el sueño por la noche sobre lo que sucedería si los miembros clave del proyecto se fueran. O si la financiación o los recursos se cortaran o se demorasen significativamente. Es una cosa que los problemas ocurran más tarde en el esfuerzo, pero es otra que comenzar de manera poco realista. Así que trata de no subestimar tus necesidades.

6. ¿Será necesaria la coordinación con muchos colaboradores diferentes?

Involucrar a muchas personas significa transferencias complejas. Si su proyecto incluirá clientes o colaboradores externos, ¿cómo interactuarán las personas? ¿Deberían todas las partes permanecer en comunicación directa? ¿O debería cada grupo tener un único punto de contacto? También piense en la división del trabajo y las responsabilidades de cada grupo con los demás.

7. ¿Los colaboradores principales no están familiarizados con el equipo del proyecto?

Si se hace necesario reclutar uno o más nuevos contribuyentes, ¿podrá verificar si pueden hacer el trabajo? Si las partes desconocidas han extendido la verdad sobre sus capacidades, es posible que tenga problemas. Si hay una manera de hacer que se demuestren primero, ese es el ideal, o tener un plan de contingencia.

8. ¿Se desalienta a los miembros del equipo del proyecto a plantear inquietudes?

Antes y después de que comience el proyecto, los miembros del equipo identificarán todo tipo de desafíos. ¿Desea que las personas levanten banderas rojas cuando vean problemas potenciales, o prefiere que todos se callen, mantengan el labio superior rígido y trabajen 24 / 7 si es necesario? La cultura del equipo determinará si los miembros verbalizan y abordan de manera oportuna las muchas trampas que pueden aparecer en el camino.

9. ¿Hay ciclos de revisión y prueba insuficientes en el cronograma?

La asignación de tiempo suficiente para la revisión y las iteraciones de prueba comúnmente presenta un desafío. Independientemente de su planificación inicial, si los retrasos del proyecto comienzan a acumularse, ¿qué querrá cortar la gente? ¿Puede permitirse reducir las pruebas y aún así ofrecer calidad?

10. ¿No hay protocolos estándar para gestionar los cambios de alcance?

Cuando las inevitables solicitudes de complementos materializarse, considerar cómo afectarán el proyecto. A menos que tenga una herramienta, como una solicitud de cambio de proyecto, para ajustar el presupuesto oficial y el marco de tiempo, siempre estará en riesgo de sobrecostos y cronogramas.

Si respondió “sí” a una o más de estas preguntas, significa que cada una es un área de riesgo que deberá gestionar para garantizar el éxito del proyecto. Cree un plan viable para gestionar estos riesgos o considere si la búsqueda del proyecto es lo mejor para su organización.

Copyright 2005 Adele Sommers

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