Gestión de eventos

¿Qué es la gestión de eventos?

La gestión de eventos es la aplicación de la gestión de proyectos a la creación y desarrollo de eventos a gran escala, como festivales, conferencias, ceremonias, fiestas formales, conciertos o convenciones. Implica estudiar la marca, identificar al público objetivo, diseñar el concepto del evento y coordinar los aspectos técnicos antes de lanzar el evento.

El proceso de planificación y coordinación del evento se suele denominar planificación del evento y puede incluir presupuestos, programación, selección del sitio, obtención de los permisos necesarios, coordinación del transporte y estacionamiento, organización de oradores o artistas, organización de la decoración, seguridad del evento, restauración, coordinación. Con terceros proveedores, y planes de emergencia.

Herramienta de marketing

La gestión de eventos puede ser una herramienta para el marketing estratégico y la comunicación, utilizada por empresas de todos los tamaños. Las empresas pueden beneficiarse de los eventos promocionales como una forma de comunicarse con los clientes actuales y potenciales. Por ejemplo, estos eventos enfocados en la publicidad pueden ocurrir como conferencias de prensa, eventos promocionales o lanzamientos de productos.

Los gestores de eventos también pueden usar los medios de noticias tradicionales para dirigirse a su público, con la esperanza de generar una cobertura de medios que alcance a miles o millones de personas. También pueden invitar a su audiencia a sus eventos y llegar a ellos en el evento real.

Roles

El administrador del evento es la persona que planifica y ejecuta el evento, asumiendo la responsabilidad de los elementos creativos, técnicos y logísticos. Esto incluye el diseño general de eventos, creación de marca, estrategia de marketing y comunicación, producción audiovisual, escritura de guiones, logística, presupuesto, negociación y servicio al cliente.

Aplicación

Las compañías de software proporcionan a los planificadores de eventos herramientas de software para manejar muchas actividades comunes, como el registro de delegados, la reserva de hoteles, la reserva de viajes o la asignación de espacio de exposición.

Una tendencia reciente en la tecnología de eventos es el uso de aplicaciones móviles para eventos. Las aplicaciones móviles de eventos tienen una variedad de usos. Se pueden usar para mantener información relativamente estática, como la agenda, las biografías de los oradores y las preguntas frecuentes en general. También pueden fomentar la participación y el compromiso de la audiencia a través de herramientas interactivas, como votaciones / encuestas en vivo, enviar preguntas a los oradores durante las Preguntas y Respuestas, crear “nubes de palabras” interactivas. Las aplicaciones de eventos móviles también pueden ser utilizadas por los organizadores de eventos como un medio de comunicación.

Educación

Hay un número creciente de universidades que ofrecen cursos en gestión de eventos, incluidos diplomas y títulos de posgrado. Además de estos cursos académicos, hay muchas asociaciones y sociedades que ofrecen cursos sobre los diversos aspectos de la industria. El estudio incluye habilidades de organización, conocimiento técnico, relaciones públicas, mercadotecnia, publicidad, catering, logística, decoración, identidad de glamour, relaciones humanas, estudio de leyes y licencias, gestión de riesgos, presupuestos y el estudio de industrias afines como la televisión, otros medios, y varias otras áreas.

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