Estudio de caso: perder la cuenta más grande (segunda parte)

La premisa:

Las soluciones a cualquier problema difícil tienen que comenzar con la descripción clara y precisa del problema en sí. De lo contrario, se corre el riesgo de centrarse en un problema que solo puede ser sintomático, desperdiciando tiempo y recursos valiosos necesarios para el remedio final. Una descripción del problema inmediato de la agencia indica que la pérdida de una cuenta corporativa clave ha afectado negativamente a la agencia 39; s combinación de cuentas y su presupuesto operativo.

Una reducción drástica en los recibos de comisiones significa que la agencia de viajes pasará de una ganancia antes de impuestos de 14. 4% a una operación pérdida de 25. 5%. En poco más de un mes, esto representaría un 40% de cambio entre la rentabilidad y el cierre de las puertas de la agencia (# .

¿Qué tipo de agencia somos?

Esta agencia había sido todo para todas las personas. La agencia manejaba viajes comerciales a través de contratos, viajes grupales según sea necesario y viajes de vacaciones cuando los clientes entraban por la puerta. La pérdida de una cuenta de $ 2.1 millones, sin embargo, planteó un dilema inesperado. El negocio comercial había comprendido 56% de su negocio; ahora sería solo 45% del negocio.

La agencia de viajes ya no puede ser todo para todas las personas. Más concretamente, ya no puede permitirse el lujo de un programa de marketing poco claro. Ante el descenso de los precios de las entradas, las cancelaciones de vacaciones debido al miedo al terrorismo y los márgenes de ganancia, la agencia debe decidir cómo invertirá sus recursos limitados para obtener ganancias futuras.

Dado que las ventas comerciales y de ocio ahora serían casi iguales, la propietaria se dio cuenta de que tenía la libertad de ir en cualquier dirección, pero que continuar con ambas significaría un fracaso. Después de una cuidadosa revisión de sus opciones, decidió que su empresa tendría un enfoque comercial. Ella tomó esta decisión por las siguientes razones: 1). Tiene una sólida reputación como agencia comercial competente, 2). La inversión realizada en sistemas para la cuenta perdida podría utilizarse para otras cuentas comerciales, y 3). Los viajes comerciales crecerían si enfocara su atención en un programa de marketing revitalizado.

Un plan de recuperación

Hay dos estrategias para formar un plan para sobrevivir a la pérdida de una cuenta clave. Primero, reemplace la cuenta perdida con nuevas ventas. Segundo, reduzca los gastos operativos para igualar los ingresos perdidos. Esto último a menudo se evita, ya que reducir el personal y los recursos siempre es un ejercicio doloroso. Sin embargo, en conjunto, las dos estrategias (reducción de costos y aumento de las ventas) proporcionan la base para un plan de recuperación equilibrado.

La duración del plan de recuperación depende de las reservas de capital de la agencia y de las pérdidas que pueda sufrir la agencia (# . Operando en su nivel actual, perdería $ 130, 000 al año. A ese ritmo, el propietario sabía que la agencia no podía durar el año. Sin embargo, con las reducciones de costos, proyectó que podría darle a su iniciativa de ventas seis meses para obtener nuevos ingresos.

Proyectando el presupuesto del peor caso

El propietario se propuso diseñar un presupuesto que reflejara las ventas reducidas de su agencia. Restando todas las ventas de cuentas perdidas, comerciales, grupales y de vacaciones, se proyectaba que los ingresos totales para la agencia serían de $ 5, 568, 270. Dada la reducción de las ventas totales, los recibos de comisiones se estimaron en $ 584, 668, abajo 22. 5%.

Una solución simple sería reducir todos los gastos en 22. 5%. Sin embargo, algunos gastos no se pueden reducir: alquiler, servicios públicos, servicio de limpieza, depreciación, seguros, equipos y software. Estos gastos permanecerían fijos, mientras que todos los demás gastos variables se reducirían en el porcentaje de ingresos perdidos, 22. 5%.

Planificación de recortes presupuestarios
Tal como se presenta en el presupuesto del plan de recuperación de la agencia (# , se planificaron reducciones de costos para tres fases durante seis meses en las áreas de compensación, operaciones, suministros. Los costos de comercialización, por otro lado, aumentarían las ventas de combustible. Otros gastos variables, como intereses e impuestos, disminuirán a medida que se reduzca el volumen de negocios.

Compensación: los salarios representan, con mucho, el mayor gasto. El propietario eligió reducir su propio salario primero. Un agente debía ser despedido cada dos meses hasta que el personal hubiera sido reducido por tres agentes. Dado que la agencia se centraría en viajes comerciales, los agentes de la cuenta perdida serían transferidos a la oficina principal de la agencia (# . Los agentes de ocio menos productivos serían despedidos primero.

Operaciones y amperios; Suministros: con menos negocios, los costos de envío, teléfonos, impresión y franqueo deberían disminuir. Del mismo modo, los suministros se pueden reducir, ahorrando a la agencia gastos adicionales. Si bien estos costos no disminuirán en proporción exacta a la pérdida de ingresos, las reducciones se pueden tomar de inmediato.

Marketing: junto con la decisión de proporcionar un nuevo enfoque comercial a la agencia, el presupuesto de marketing no se reducirá. De hecho, el marketing se incrementará en un 25% para impulsar una campaña agresiva para generar nuevas ventas. Volviendo al modelo de recuperación, la trayectoria de crecimiento de las ventas tendrá que ser apoyada con nuevos fondos. Si bien este esfuerzo de marketing reducirá la rentabilidad a corto plazo de la agencia, la cantidad invertida en marketing será la base de la agencia 39; s futuro.

Próximos pasos
Equipado con un presupuesto proyectado para el peor de los casos y un plan para hacer las reducciones presupuestarias necesarias, el propietario de la agencia de viajes está preparado para enfrentar el peor de los casos, pero también se aprovecha de cada oportunidad para repensar y revitalizar su negocio.

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