El proceso de seguimiento de correo interno

Si va a utilizar un sistema de seguimiento de correo interno, necesita saber cuál es el proceso de esto. Solo cuando tenga el proceso hacia abajo podrá obtener los beneficios que desea. El proceso de seguimiento interno del correo será el mismo independientemente del sistema que obtenga. Sin embargo, habrá pequeñas diferencias en el proceso según el software que tenga y las funciones que ofrece.

Cuando llega el post

El inicio del proceso de seguimiento de correo interno comienza cuando recibe la publicación. Cuando llegue el correo, la persona a cargo del correo deberá organizarlo. La organización de la publicación en este punto le ayudará más adelante en el proceso.

Una vez que la publicación haya sido organizada, la publicación deberá tener un código de barras. Muchas compañías creen que solo los paquetes grandes deben ser codificados en barras, pero todo el correo debe hacerse. Cuando codifique todo el correo, tendrá un mejor control y seguimiento de su publicación. El código de barras del correo se realizará con una máquina que normalmente se proporciona con el software de seguimiento.

Esta máquina imprimirá un código de barras único para cada uno de los elementos de la publicación. Cuando se imprima el código de barras, el personal de la sala de correos deberá ingresar información sobre la publicación en el sistema. Esto incluirá a quién se dirige y cuándo ingresó a la empresa.

Después de la codificación de barras

Una vez que todos los mensajes hayan sido codificados por barras, deberán entregarse a los miembros del personal. En este punto, verá por qué necesita organizar la publicación antes del código de barras. Al tener la publicación organizada antes de la codificación, puede determinar fácilmente la publicación para cada departamento y tenerla apilada para facilitar la entrega. Hay varias formas en que puede enviar el mensaje al personal.

Muchas empresas tienen un carrito de correo que recorre la empresa y entrega el correo a los diferentes departamentos. Sin embargo, también puede tener un sistema de casillero donde el puesto se coloca en una ubicación central para que la gente lo recoja. Si usa este sistema, debe tener un escáner de código de barras en la ubicación central para rastrear cuándo se retira el poste del agujero de la paloma.

Seguimiento de la publicación

Si tiene un carrito de correo, debe obtener un lector de códigos de barras de mano. El escáner de mano permite a la persona con el carro escanear el código de barras y obtener la firma de la persona que recibe el correo. Este es un registro de quién recibió el correo y cuándo lo recibió.

El seguimiento interno del correo es algo que todas las empresas deben considerar. Puede obtener muchos paquetes de software que pueden ayudarlo a acumular su correo interno. Sin embargo, para aprovechar al máximo el software, debe comprender el proceso de seguimiento interno del correo.

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