Creación de un resumen del evento para enviar a posibles lugares de conferencias

Buscar posibles lugares para conferencias para su evento puede llevar mucho tiempo, ser costoso y estresante. Para simplificar el proceso de búsqueda del lugar, es importante formar un resumen del evento en la etapa inicial de su planificación. Al considerar los siguientes factores antes de realizar consultas, se asegurará de que reciba cotizaciones precisas de los lugares de conferencias adecuados.

1. Propósito
¿El evento es un evento de capacitación, conferencia de ventas, lanzamiento de producto o fiesta de Navidad? Piense en los objetivos del evento y los resultados que desea lograr.

2.Fecha
Si es posible, sea flexible y arme una serie de fechas para enviar con su consulta inicial. No solo le ahorrará tiempo al volver a conectar las salas de conferencias, sino que también puede ser una herramienta de negociación útil. Asegúrese de verificar que sus fechas no coincidan con un evento importante o feriado público.

3.Ubicación
¿Cuáles son sus parámetros de búsqueda? Esto descartará instantáneamente muchos lugares y le permitirá concentrarse en un área específica. ¿Necesita el lugar para estar cerca de su oficina o cerca del aeropuerto para mayor comodidad? ¿Un CBD o una ubicación interestatal se adaptaría mejor a sus invitados?

4. Número de personas
¿Cuántos invitados asistirán a su evento? Piense en el número mínimo y máximo absoluto de invitados que espera. Verifique que sus posibles lugares de conferencias puedan atender a todos los escenarios y tenga en cuenta los cargos mínimos.

5.Tiempo
Para recibir una indicación precisa de la disponibilidad de habitaciones y los precios de alquiler, es mejor proporcionar a los lugares el tiempo estimado que necesita la habitación. Si necesita acceder la noche anterior o fuera del horario laboral normal, asegúrese de consultar con el lugar ya que puede haber cargos adicionales.

6.Catering
Decide qué comidas y bebidas deseas ofrecer a tus invitados. Si se trata de una conferencia, ¿proporcionará comida todo el día, incluyendo té de la mañana, almuerzo y té de la tarde o solo almuerzo?

7.Alojamientos
¿Requieren alojamiento sus invitados? ¿Cuántas habitaciones en total necesitarás? ¿Hará las reservas o los invitados organizarán las suyas? ¿Qué hay del desayuno? Piense en el tipo de habitaciones que requieren sus invitados. ¿Requerirán sus invitados una habitación queen o las camas gemelas serán adecuadas? Asegúrese de que el lugar tenga suficiente alojamiento en el sitio o cerca.

8. Audio Visual
El componente audiovisual del evento a menudo puede ser el que arruina el presupuesto. Los profesionales que se especializan en equipos audiovisuales a menudo son subcontratados por lugares para garantizar que puedan proporcionarle los últimos equipos y experiencia. Solicite una cotización detallada antes de hacer una reserva que detalla cada equipo que necesita. Esto evitará una desagradable sorpresa cuando llegue el momento de la facturación.

9. Presupuesto
Establecer un presupuesto le brinda a usted y a sus posibles lugares de conferencias un excelente punto de partida. Una guía de precios es una gran idea, por ejemplo $ 60 – $ 80 por persona.

10.¡Que te diviertas!
Planear un evento es emocionante, divertido y frenético. Cree un resumen de evento sólido desde el principio y usted se asegurará de que su evento tenga un comienzo rápido.

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