Una de las preguntas que deberá responder el propietario de un negocio es si debe conservar sus libros utilizando efectivo o contabilidad de acumulación. Antes de hablar sobre el efectivo y la contabilidad de acumulación, debe comprender la diferencia entre los eventos contables y las transacciones contables.

Eventos contables

Un evento es una transacción que cambia un estado financiero comercial. Un evento provoca un cambio en la sección de activos, pasivos o patrimonio del balance general. Un ejemplo de un evento es vender un bien o servicio a crédito. Un evento no tiene que intercambiar valor de inmediato.

Transacciones Contables

Una transacción contable es un evento que implica la transferencia de valor entre dos partes. Un ejemplo de una transacción es pedir dinero prestado a un banco. La aceptación del efectivo es un intercambio de valor: el banco otorga un préstamo y yo obtengo el efectivo.

Contabilidad de base de efectivo

Bajo la base de efectivo, los ingresos y gastos se reconocen solo cuando el efectivo se recibe o se gasta. Por ejemplo, realiza una compra a crédito, con contabilidad de efectivo no reconoce el gasto hasta que se gasta el efectivo.

La contabilidad de efectivo no se ocupa de los eventos contables, sino de las transacciones contables. Esto hace que la planificación sea muy deficiente, ya que no puede ver cómo afectarán los eventos a su negocio.

El devengo

La contabilidad de acumulación reconoce los ingresos y gastos en el período en el que se incurre en el gasto o ingreso, independientemente de cuándo se cobra el efectivo.

La contabilidad de base de acumulación da una mejor idea de lo que realmente está haciendo su negocio. Con la contabilidad de base devengada usted puede ver mejor sus verdaderos ingresos comerciales porque reconoce los eventos contables así como las transacciones.

Veamos un ejemplo:

George, propietario de una pequeña empresa de acondicionamiento físico, recibió un pago de $ 7,200 por una consulta de un año sobre acondicionamiento físico. La cuota mensual sale a $ 600 por mes. Si George usa la contabilidad de acumulación, George solo reconocerá $ 600 por mes durante los próximos 12 meses. El recordatorio del dinero no aparece en el estado de resultados porque el trabajo no se ha completado. Los ingresos diferidos ($ 7200 – $ 600 en el primer mes) aparecerán en el balance como un pasivo porque es una obligación para el cliente.

Con la contabilidad de la base de efectivo, George reconocerá los $ 7,200 cuando reciba el efectivo aunque no haya ganado el dinero en su totalidad.

Como puede ver en este ejemplo, con la contabilidad de acumulación, George justifica justamente el hecho de que le debe una obligación a su cliente. En la contabilidad de efectivo, George trata el dinero como si ya lo hubiera ganado, a pesar de que el trabajo no está hecho y el cliente puede solicitar un reembolso en cualquier momento.

La contabilidad de base de acumulación es el principio de contabilidad generalmente aceptado (GAAP). Lo que significa que si utiliza la contabilidad de base de efectivo, tendrá que convertir la base de acumulación antes de presentar su estado financiero a un oficial de préstamos.

Contabilidad de base de efectivo versus base de acumulación

Cualquier propietario de un negocio que sea serio con respecto al crecimiento debe utilizar la contabilidad basada en valores devengados. La contabilidad de efectivo es buena para las pequeñas empresas que solo están preocupadas por mantener registros. También es bueno para el negocio de efectivo pesado donde todas las transacciones son solo en efectivo.

La contabilidad basada en valores devengados hace un seguimiento de los eventos y las transacciones, por lo que presenta una imagen financiera más precisa.

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