Confesiones multitarea – ¡Sea un multitarea productivo!

¿Alguna vez llegó al final del día y sintió que no había logrado nada? Si respondiste “sí”, probablemente hagas varias tareas a la vez. Los multitarea pueden clasificarse en 3 categorías: Crónicas; habitual y ocasional. Cuando sienta que el velocímetro está cambiando hacia la zona crónica, puede ser una buena idea revisar sus hábitos de trabajo.

Diariamente, nos interrumpen las reuniones, preguntas y otras “cosas” que surgen. En el momento en que nos ocupamos de todos estos asuntos, observamos nuestra propia lista personal de tareas pendientes y encontramos que nada de lo que pretendíamos hacer se logró. Algunos días esto es inevitable, pero cuando cada día comienza a verse así, es hora de actuar.

Hoy, todos están ocupados y nadie está preparado. Eso es generalmente algo bueno. Todos queremos estar ocupados porque eso significa que el negocio es bueno. Debido a que todos estamos ocupados, la tentación de realizar múltiples tareas nunca ha sido mayor. Sin embargo, lo que sucede es que comenzamos una tarea, cambiamos a otra, volvemos a la primera y luego nos interrumpimos de nuevo. Iniciar y detener una tarea es más que una interrupción. Cuando regresa a una tarea pendiente, debe reorientarse hasta el punto en que lo dejó y esto en sí mismo lleva tiempo. A veces, incluso se olvida en qué estaba trabajando y comienza a trabajar en una tarea completamente nueva.

Hay muchos beneficios para la multitarea. Ganas eficiencia, productividad y flexibilidad. Nadie puede darse el lujo de no ser flexible en el tipo de entorno en el que estamos. Algunos de los aspectos negativos son la baja calidad, la distracción constante y la falta de priorización.

La clave de todo esto es evitar hacer dos cosas a la vez en el sentido literal. Los cerebros carecen de la capacidad para realizar dos tareas al mismo tiempo con éxito. Incluso se ha dicho que la multitarea daña tu cerebro. La investigación realizada en la Universidad de Stanford encontró que la multitarea es menos productiva que realizar una tarea a la vez. Puedes pensar que puedes manejarlo, pero la investigación demuestra lo contrario. Un grupo de investigadores de Stanford descubrió que “las personas que son bombardeadas regularmente con múltiples flujos de información electrónica no prestan atención, controlan su memoria o cambian de un trabajo a otro, así como aquellos que prefieren completar una tarea a la vez”.

Los científicos sociales han asumido durante mucho tiempo que es imposible procesar más de una cadena de información a la vez. El cerebro simplemente no puede hacerlo.

¿Qué puede ayudar? Cada mañana escriba una lista de tareas pendientes. Marque los elementos que son “debe hacer hoy”. A continuación, denota tus elementos de segunda prioridad. A medida que ejecute, marque los elementos realizados. Esto no solo le dará un sentido inmediato de logro sino que seguirá su plan diario y mantendrá sus prioridades.

Por lo general, dejamos de lado las tareas que requieren mucha reflexión o simplemente no nos gusta hacerlas. Trate de sacar estos del camino primero. A medida que avanza el día, su cerebro se cansa por lo que las tareas más complicadas se realizan mejor en la mañana.

El correo electrónico es un cerdo enorme tiempo. A pesar de que desea estar al tanto de todo, si está mirando constantemente el correo electrónico, se distraerá varias veces durante el día. Sin el título de su trabajo es “Monitor de correo electrónico”, tendrá que evitar esto. Si recibe muchos correos electrónicos, revíselos a primera hora de la mañana, antes o después del almuerzo y antes del final del día. Tres veces. Eso es. Si hay algo muy urgente, es probable que reciba una llamada telefónica en lugar de un correo electrónico.

La productividad es especialmente importante cuando tiene muchas tareas que completar durante las horas punta. Para administrar las tareas adecuadamente, siga la fórmula “una tarea a la vez”. Evite desviarse y trate de controlar su tiempo cuando usted lo pueda controlar. Por ejemplo, si configura una reunión, establezca una hora de inicio y finalización específica y respétela.

Otro punto a considerar es aprender a estimar con precisión cuánto le llevará completar una tarea o proyecto. Si el proyecto es largo, es posible que desee considerar dividirlo en varias sesiones si su fecha límite lo permite. Comience los proyectos temprano para que tenga tiempo de completarlos a tiempo. Delegue cuando sea apropiado para no absorber las tareas que alguien más puede completar. Establezca citas para hablar en lugar de tener conversaciones ad-hoc.

En general, una multitarea cuando tienen mucho que hacer. Es muy fácil sentirse abrumado y desorganizado cuando hace malabarismos con múltiples plazos y responsabilidades. Los resultados son mucho mejores cuando tu día se ejecuta de manera organizada. Una vez que sigas la fórmula, harás mucho más y tu cerebro te lo agradecerá.

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