Conceptos básicos de planificación de desastres para pequeñas empresas

Preparar su oficina antes de un desastre lo ayudará a minimizar su tiempo y acelerar su recuperación a la normalidad. Cuando escaneas la operación de tu oficina, debes preguntarte qué elementos no podría prescindir definitivamente. ¿Qué elementos son absolutamente críticos para las operaciones en curso? Además, ¿quién estará disponible para ayudar en las consecuencias? ¿Dependerá de usted solo o tendrá ayuda?

Echemos un vistazo a algunos de estos problemas específicos.

Poder, ¿cuál es su plan para el poder de copia de seguridad. ¿Su edificio tiene generadores de respaldo de emergencia? ¿Si lo hacen son diesel o propano? ¿Por qué hacer esa pregunta de combustible? Bueno, si los generadores funcionan con diesel, ¿durante cuánto tiempo funcionarán con el suministro de combustible existente? ¿Es un número de horas o un número de días? La diferencia para su operación podría ser dramática. Si el generador solo es suficiente como combustible durante x horas, esto simplemente puede ser suficiente para permitirle tiempo para apagar su sistema informático y los datos de respaldo para llevarlos consigo o almacenarlos fuera del sitio. O en línea (una opción ahora expandida). Si se trata de un sistema diésel, una vez que conozca los parámetros del suministro de combustible, debe preguntar al propietario o administrador del edificio si tiene un plan para repostar el combustible del generador. Los arreglos para el servicio posterior al desastre se deben hacer con anticipación en la planificación.

La información de la computadora como estado anterior también es de misión crítica. En el reciente desastre de Katrina, una gran institución regional con docenas de sucursales decidió, a medida que la tormenta se acercaba para quemar algunos CD, levantar las computadoras del piso y colocarlas en los escritorios. No es una mala idea, excepto cuando el agua llega al nivel del techo en las habitaciones. ¿Con qué frecuencia hace una copia de seguridad de sus servidores o de las PC individuales? ¿Es una función de red automática o confía en el último hombre o mujer para hacerlo a diario? Si alguien está tomando la información con ellos a diario. ¿Cuál es su plan para reubicar a esa persona después del desastre? ¿Qué método utilizarás para alcanzarlos? ¿Tienes lugar de reunión designado post desastre? ¿Tratarás de usar celular o correo electrónico o SMS? ¿Qué pasa si las torres están abajo o cable interrumpido. ¿Has considerado teléfono por satélite? En estos días los precios han caído dramáticamente para comprar teléfonos y el tiempo de aire se puede comprar en incrementos mensuales. Por lo tanto, no es necesario pagar por un año o meses cuando los riesgos pueden ser menores.

Una opción cada vez mayor es almacenar datos en servidores remotos o en línea. Pueden ser buenas elecciones en un enfoque redundante para la gestión de la información empresarial.

Hablemos de servicio telefónico. ¿Su proveedor de equipo tiene un plan de desastre? Pregúnteles … ¿Cómo intentarán atender a sus clientes? ¿Traerán técnicos adicionales? ¿Tienen un acuerdo de ayuda mutua con otras compañías a distancia? O, dependiendo del suyo, es un proveedor nacional que puede cambiar los recursos corporativos. Luego pregunte cómo se dará prioridad a la restauración del servicio. Pregunte a su proveedor de servicios si puede proporcionar opciones de reenvío de llamadas que puede iniciar desde una ubicación remota. Si los clientes intentan comunicarse con usted por teléfono, en vano, cuáles serán sus opciones.

Bueno, podría ser una señalización posterior al desastre, o podría ser un marcador automático o una cadena de correo electrónico. Hoy en día, una de las opciones más interesantes es la difusión de mensajes de texto SMS. Existe una variedad de proveedores de contactos de emergencia que pueden ofrecer sistemas redundantes, entre ellos, celular, correo electrónico, mensajes de texto, buscapersonas, etc. La capacidad para que los clientes sepan dónde se encuentra y cómo comunicarse con usted es un nivel de servicio esperado hoy.

¿Qué pasa con el equipo de oficina. ¿Lo tienes o lo alquilas? Si su computadora, impresoras, copiadoras, etc. han sido inundadas por humo o agua, no se desespere. No los tire. No los enciendas. Consideremos primero los problemas del agua.

Hoy en día, la mayoría de las computadoras personales pueden ejecutarse como lavado de autos en la parte trasera de una camioneta y ser rescatadas si se limpian y secan adecuadamente. Del mismo modo, si su unidad ha estado expuesta al humo, también se puede guardar. Pero no lo enciendas. El hollín actúa como un aislante en el cableado que genera resistencia eléctrica y calor. Así que puedes pensar que quieres encenderlo para comprobarlo. Inicialmente, podría parecer bien, pero una ejecución prolongada podría sobrecalentarse y quemarse … Se debe llamar a las empresas especializadas en servicios de desastres para evaluar, restaurar el equipo tanto como sea posible y recuperar datos. No importa si la PC se ve como un bistec asado en la parrilla, las probabilidades están a tu favor de que los datos puedan recuperarse.

De vuelta al tema de la propiedad. Si el equipo que usa está arrendado, no lo deseche después del desastre. Es posible que el arrendador deba recuperarlo para presentar una reclamación de seguro. Su eliminación puede ocasionar que hereda la responsabilidad de la recompensa.

Archivos en papel, registros, contratos, otros documentos legales —- Debe mantener una lista de los elementos más esenciales que necesitaría recuperar,. Muchas veces después del desastre, los funcionarios de seguridad pública pueden brindarle acceso limitado a su propiedad después del desastre. Muchas veces te ofrecerán 15 minutos para eliminar lo que necesites, punto. Si esa fuera tu opción, ¿recordarías los elementos importantes de la niebla? ¿Recordarías dónde están ubicados? ¿Tendrías un método para abrir armarios cerrados con llave? Además, ¿a quién se les permitiría eliminarlos? Si personalmente no pudiste hacerlo. ¿Alguien más tiene una declaración jurada ante notario que muestre a la policía o la Guardia Nacional para verificar su derecho a ingresar a las instalaciones?

De vuelta a lo fundamental. Sí, todavía hay un lugar para el signo simple. A veces, debe hacer letreros o pancartas antes de una tormenta molesta que notifique a los clientes cómo encontrarlo o comunicarse con usted en el futuro.

Por último, ¿qué tal un programa de ayuda mutua con alguien en un negocio similar en una región diferente que podría ser su centro de comando de respaldo? Muchos de nosotros hemos desarrollado amistades con otras asociaciones comerciales a lo largo de los años,. Tal vez una planificación compartida podría llevar a un plan de asistencia mutua para el reenvío de datos o comunicaciones telefónicas, por ejemplo.

El solo hecho de considerar estos pocos temas con anticipación y desarrollar un plan de desastre básico lo pondrá a una milla por delante. Las encuestas nos dicen que la mayoría de las pequeñas empresas que se ven afectadas por un desastre mayor, que no tienen un plan en marcha, cierran sus puertas dentro de los 24 meses posteriores al desastre.

Hoy en día hay muchos recursos de planificación disponibles en línea para elaborar el plan básico. También hay empresas que se especializan en planes de desastres para empresas e instituciones. Las nuevas aplicaciones innovadoras proporcionan herramientas altamente efectivas para la planificación de desastres basada en la web. La función basada en la web facilita el acceso por computadora o teléfono inteligente después del desastre. También proporciona una edición imprimible para almacenamiento o distribución.

Varios modelos interactivos basados ​​en la web son extremadamente fáciles de usar. Hacen que sea relativamente fácil actualizar la información regularmente con un tiempo mínimo y transmitir instantáneamente las últimas actualizaciones del plan a aquellos que necesitan estar al tanto.

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