Los proyectos introducen incertidumbre. Una vez que un proyecto ha finalizado, el cambio es a menudo la norma, pensado en un entorno dinámico y el hecho de que no vinimos a este mundo equipado con una bola de cristal. Sin embargo, en general es cierto que las personas se resisten al cambio. Los humanos tenemos una fuerte preferencia por la previsibilidad y la rutina. Cualquier sorpresa, que no sea una que genere placer, como la fiesta de cumpleaños o la llamada de un amigo perdido hace mucho tiempo, puede llevar a que las emociones crezcan. Esto puede ciegos de la meta final. Sus decisiones y acciones, mal administradas, pueden poner en grave peligro los resultados de un proyecto.

No es de extrañar entonces que los gerentes de proyectos excepcionales se distingan por su inteligencia emocional y excelentes habilidades de comunicación que utilizan para crear certeza a través de la agitación.

Aquí hay siete formas de ejercitar su inteligencia emocional para comunicarse y crear seguridad en tiempos de incertidumbre:

1. Haga que los problemas de anticipación e identificación formen parte de la cultura de su equipo de proyecto. Los problemas son una oportunidad para crecer. Son parte integrante de cada proyecto. Prueban las verdaderas capacidades de tu equipo para adaptarse. Reconozca que a los ojos de muchos, los problemas deben ser evitados. Es común que el personal del proyecto no haga caso de los problemas o se enrede tanto con las “malezas” que pierden de vista los factores ambientales que podrían descarrilar su proyecto. En cada reunión, haga un punto para preguntar “¿qué ha ocurrido o podría suceder que tenga un impacto perjudicial en nuestra capacidad para alcanzar los resultados ideales de nuestro proyecto?” Las preguntas poderosas son parte del conjunto de herramientas del gran oyente y los comunicadores excepcionales son oyentes maravillosos. Alentar la apertura de estos temas, le permite evaluar y gestionar las expectativas que los rodean. Exprese su expectativa de todas las partes interesadas de diferentes disciplinas para explorar su entorno en busca de posibles riesgos y problemas, y llamar su atención a tiempo.

2. Establecer el diálogo temprano. Es importante que los temblores escuchen acerca de un problema tuyo y no de los rumores. Asegurándoles que las cosas están bajo control comienza con saber que la persona a cargo tiene un dedo en el pulso. Si cree que un problema potencial es significativo y podría desestabilizar a los acosadores si primero lo escuchan de otras fuentes, sea proactivo y comuníqueles lo que quieran. Comience con un susurro. Asegúreles que se está investigando y que los mantendrá informados. A medida que aumenta la probabilidad de que un riesgo se convierta en un problema, aumente el crescendo de sus comunicaciones.

3. Comunicar el plan para el plan. Una vez que se haya identificado un riesgo o problema, si se demora el tiempo para formular un plan de ataque, infórmeles el calendario y los pasos que está tomando para elaborar el plan. La franqueza y la honestidad fomentan la confianza. Por el contrario, el silencio en tiempos de incertidumbre es ensordecedor y genera sospechas. Presta atención a las palabras de Churchill: “Cuando las águilas están en silencio, los gorriones charlan” .

4. Comunicarse en persona. Esto es particularmente importante con los topes clave: aquellos en los que busca un alto grado de participación activa y que son influyentes en el curso de su proyecto. Para la mayoría de los acosadores de mayor jerarquía, realice reuniones informativas uno a uno, preferiblemente cara a cara o, si no puede, utilice el teléfono. Resiste la tentación de ser completamente único en el correo electrónico. Recuerde que hasta el 93% de la comunicación es no verbal. No es sólo lo que dicen – como lo dice determina la eficacia de su comunicación es. Sus stakeholders sacan confianza de su presencia, sinceridad y energía. Proyecta la reconciliación y, sin embargo, la confianza y el optimismo a través de tu postura, gestos y contacto visual.

5. Comunicar para alinear y crear un sentido de urgencia. Asegúrese de que el problema o el riesgo se explique de manera objetiva y clara. Resiste cualquier tentación de pasar la pelota o encontrar fallas. En lugar de detenerse en quién lo causó, céntrese en un análisis objetivo de los procesos y sistemas que contribuyen al problema. Use herramientas de resolución de problemas como los diagramas “5 por qué”, “Ishikawa” o “espina de pescado” para involucrar a su equipo y analizar y documentar la causa raíz. Una vez que se entienda claramente un problema, pase tiempo con su equipo para acordar por qué el problema debe resolverse y cuándo .

6. Enfoque directo a las soluciones. Use preguntas efectivas como “¿qué opciones tenemos para resolver esto?” y “¿de qué recursos podemos aprovechar para sobre esto?” Resista la tentación de juzgar y descartar soluciones que pueden ser desagradables. En su lugar, presente todas las soluciones potenciales: este proceso fortalece la confianza en un momento en que es más necesario.

7. Genere optimismo y proyecte su inquebrantable creencia de que el equipo tendrá éxito. Puede parecer una contradicción, pero los administradores de proyectos excepcionales tienen la capacidad de crear una sensación de urgencia sin que el equipo pierda la confianza o se detenga en el fracaso. En el libro ” Good to Great ” de Jim Collins, habla sobre cómo los líderes de organizaciones extraordinarias practican la ” paradoja de Stockdale “. Esto refleja las filosofías del almirante James Stockdale, el oficial militar estadounidense de más alto rango que sobrevivió a los campos de guerra de Vietnam, inspirando a sus tropas a creer que prevalecerían. “Nunca debes confundir la fe que desearás al final, que nunca puedes permitirte perder, con la disciplina para enfrentar los hechos más brutales de tu realidad actual, sean cuales sean, sino también que yo prevalecería. al final y convertir la experiencia en el evento de defensa de mi vida, que, en retrospectiva, no cambiaría “.

En conclusión, en tiempos de incertidumbre, cree certeza a través del diálogo regular y efectivo con sus partes interesadas y su equipo. Sea abierto y honesto sobre lo que sabe que es real y genere optimismo y fe en la capacidad de su equipo para superar los desafíos y obtener resultados excepcionales.

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