Cómo organizar sus documentos financieros comerciales

Si usted es como la mayoría de los dueños de negocios, probablemente reciba grandes cantidades de papeleo todos los días, facturas, facturas, recibos de ventas, extractos bancarios, etc. Muchos deciden quedarse sin papel en un esfuerzo por reducir el papeleo, pero a veces Encontramos clientes que no están preparados al final del año, especialmente para el tiempo de impuestos. Hemos descubierto que los propietarios de pequeñas empresas muchas veces no están bien informados sobre qué documentación deben guardar y cómo organizar adecuadamente sus archivos en caso de una auditoría o revisión. Mantener registros organizados no solo le ahorrará tiempo, sino también dinero, piense en el ahorro de tiempo que tendrá su contador de CPA como resultado de tener registros organizados adecuadamente, hacerlo no solo ayudará a su contador o CPA, sino que también reducirá su tiempo facturable . En este artículo, quería compartir con usted algunos consejos y trucos de contabilidad y organización de archivos, seguir estos sencillos pasos le permitirá organizar adecuadamente sus documentos financieros para que su documentación esté lista para cualquier posible auditoría o revisión de impuestos. Además, considere aplicar estos consejos no solo para su negocio sino también personalmente, organizar su documentación tanto desde el lado comercial como desde el lado personal solo ayuda a solidificar su posición en caso de una auditoría fiscal. Una vez que haya ingresado todas las transacciones financieras en su software de contabilidad favorito como QuickBooks, puede comenzar a desglosar todos los documentos financieros por mes y clasificarlos usando los siguientes criterios:

  • Beneficio mensual & amp; Estado de pérdidas
  • Estados de cuenta bancarios
  • Facturas
  • Facturas
  • Recibos de ventas
  • Todos los demás documentos

Puede luego coloque el papeleo de cada mes en una carpeta con pestañas 12 que se puede comprar fácilmente en su tienda local de suministros de oficina. Este sistema de archivo ayuda enormemente durante una revisión o auditoría de impuestos porque permite una fácil investigación de información específica.

¿Quieres dejar de usar papel? ¡No hay problema! Una opción es usar el mismo proceso de organización y luego escanear digitalmente cada mes todo el lote de documentos. Una vez escaneados los documentos, guarde cada lote en una carpeta relacionada con el mes en el que está trabajando. Solo asegúrese de hacer una copia de seguridad de sus documentos escaneados. Considere quizás comprar un servidor doméstico pequeño o colocar todos los archivos en la nube, solo asegúrese de que toda la información esté debidamente protegida y protegida. Cree copias de seguridad en diferentes lugares para establecer redundancias con su documentación, lo que le permite recuperar fácilmente toda la información financiera en caso de que pierda accidentalmente sus registros financieros originales.

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