Bosque en otoño. Una tarde tranquila. El sol encuentra su camino a través del dosel en el suelo. Una mirada te dice todo lo que hay que saber.

Excepto que no lo hace. Todo lo que obtienes de una sola mirada a nuestra imagen es una impresión. Claro, puedes ver que es una imagen de árboles, pero ¿cuántos hay? ¿Qué especie? ¿Cuántos años? ¿Cuántas a la hectárea? ¿Están sanos?

¿Ver? Con cada pregunta que hago sobre esta simple imagen, te das cuenta de que sabes un poco menos de lo que pensabas. Al final, estás en las primeras tres palabras de esta publicación. Es un bosque en otoño.

Y así es con los gastos de viaje. Sabes que existen porque sigues creando viajes de negocios. Incluso puede saber lo que gastó el año pasado, o el año hasta la fecha. ¿Pero su negocio está obteniendo un buen valor por ese gasto?

Interrogar los datos

La única forma de responder a eso con confianza es interrogando los datos y extrayendo la información que se esconde allí. Eso suena como un ejercicio complejo, y sin duda lo es, si está comenzando desde cero con un montón de recibos y reclamos de gastos con los datos de viaje acumulados dentro de todo lo demás.

Y es por eso que el sistema de supervisión de tablero integrado en un software tan moderno es tan valioso. Los desarrolladores inteligentes que están detrás del software que impulsa su aplicación favorita lo han configurado para hacer el trabajo duro por usted y para informarle al instante dónde hay picos y valles en cualquier sistema que se esté monitoreando. Si es la ausencia del personal, puede encontrar que hay muchas personas que no llegan el lunes por la mañana, por ejemplo.

Y si se trata de un viaje, es posible que tres empleados que participaron en el viaje de ventas al cliente principal viajaran juntos, pero todos hayan reclamado el kilometraje como si hubieran ido solos. Lamentablemente, sucede. Incluso si no lo hace en su negocio, puede encontrar mejores formas de realizar la tarea, como hacerlo sin gastar tanto en viajes. Por ejemplo, ¿el vuelo más barato de un aeropuerto diferente es realmente más barato en términos reales, una vez que se ha tenido en cuenta el kilometraje para llegar al aeropuerto y la estadía en un hotel durante la noche debido a los horarios incómodos de los vuelos? ¿Y cuánto tiempo pierde su negocio en los viajes en primer lugar? ¿Cuál es el costo por hora de emplear algo en el viaje de negocios en el escenario demasiado caro que acabo de salir? ¿Podría ser mejor su tiempo espacioso? En definitiva, ¿hay alguna forma mejor? El software de gestión de viajes y gastos le ayudará a averiguarlo.

Reclamar y pagar con mayor precisión

Un buen software de gestión de viajes y gastos establece las reglas, y hace que sea más fácil y rápido para los empleados reclamar de manera precisa y oportuna, lo que hace que los gastos de aprobación sean más simples y más rápidos, lo que le permite más tiempo para continuar generando ingresos. ¿No es para eso que estás en el negocio?

Al adoptar el uso del software de gestión de viajes y gastos, está haciendo el mejor uso de las herramientas disponibles, lo que le permite ser más efectivo al interrogar los datos automáticamente, y así obtener gemas de información de la masa impenetrable que tiene ante usted.

Como mi padre siempre fue honesto al decir: “No se puede ver la madera de los árboles”. Supongo que lo que quería decir era que había tantos detalles que era imposible tener una visión clara de lo que realmente importaba en la escena.

Echa otro vistazo a nuestra foto. Pensando en lo que he dicho, ¿no se ve un poco diferente ahora? ¿Y va a encontrar, y utilizar, algún software de gestión de viajes y gastos?

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