Cómo ejecutar una reunión virtual efectiva

Las reuniones son a menudo un mal necesario para administrar un negocio local exitoso. Las reuniones de proveedores, clientes y clientes pueden consumir cantidades significativas de la jornada laboral. La cantidad de tiempo que se pasa en estas reuniones aumenta aún más si se requiere viajar para asistir a una reunión. Una forma de llevar a cabo una reunión en un momento y de manera rentable es conduciéndolas virtualmente. Sin embargo, para que una reunión virtual de negocios locales sea efectiva, es importante que siga los siguientes pasos: #************);

1. Planifique con anticipación. En muchos sentidos, una reunión virtual requiere más preparación que una reunión en persona. La preparación adicional es por parte del planificador y de los asistentes. Por lo general, las reuniones virtuales tienen un componente en línea que requiere que todos los participantes se aseguren de tener el software necesario en su computadora y que funcione correctamente. Cuantas más personas se unan a la reunión de diferentes organizaciones, más desafío puede crear este elemento aparentemente simple. Debido a que las redes y los cortafuegos de la compañía están configurados de manera diferente, puede ser difícil saber de antemano qué desafíos pueden tener los asistentes con el acceso a la computadora. Por lo tanto, es mejor enviar las instrucciones de la llamada con anticipación y pedirles a los asistentes que se aseguren de que ellos # # ; descargué todos los materiales necesarios al menos el día anterior a la reunión y participe varios minutos antes. Estos dos pasos a menudo pueden ayudar a evitar un retraso en el inicio de la reunión debido a dificultades tecnológicas por parte de los asistentes.

2. Mantener bromas comunes. Puede ser fácil en una situación virtual saltarse las presentaciones y las pequeñas charlas que tienen lugar en las reuniones en persona. Estos aspectos de una reunión, aunque pequeños, pueden ayudar a los asistentes a una reunión a comenzar a participar y sentir una conexión personal con otros en la reunión. Por lo tanto, incorpore 5 minutos 10 en su agenda para permitir que las personas se presenten. Además, si corresponde, es posible que desee realizar una actividad de “rompehielos”.

3. Reconocer distracciones. Una desventaja de las reuniones virtuales es la cantidad de distracciones externas. La mayor de estas distracciones es la computadora frente a la cual están sentados los asistentes a la reunión. Su casilla de correo electrónico continúa llenándose, pueden ver parpadear sus otras líneas telefónicas y los compañeros de trabajo pueden llamar a su puerta. Por lo tanto, puede ser útil reconocer al comienzo de la reunión que todos estos artículos buscarán a los asistentes atención. Además, solicite a los asistentes que hagan todo lo posible para mantenerse involucrados en el tema de la reunión. Puede ser beneficioso recordarles a los miembros de la reunión la duración de la reunión y los temas específicos que se tratarán. Finalmente, busque maneras de involucrar a los participantes durante la reunión para que sean menos propensos a distraerse con otros elementos que compiten por su atención.

Es también es una buena idea solicitar comentarios después de la reunión de los participantes. Averigüe qué funcionó bien para ellos en la reunión y qué no t. Al solicitar comentarios continuamente, será más fácil aprender cómo hacer que las reuniones virtuales rentables sean lo más productivas posible para su negocio local.

Para obtener más consejos excelentes sobre cómo realizar reuniones virtuales, lea Inc. s 5 Consejos para realizar una reunión virtual .

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