7 Más formas de reducir drásticamente el costo de utilizar expertos externos

1. Debe mantener un registro para registrar el tiempo incurrido con todos sus expertos externos

Sé que, en algunos casos, no puede verificar el tiempo que ha pasado en su nombre cuando se lleva a cabo fuera de la oficina. Sin embargo, en muchos casos podrá realizar un seguimiento de la mayor parte del tiempo empleado en su nombre y en algunos casos todo. Al tener dicho registro, podrá verificar o disputar con precisión las facturas que reciba.

Por ejemplo, si su contador le factura una vez al mes, ¿cómo podrá recordar lo que ha hecho por usted durante el mes y cuánto tiempo pasó? Si no tiene un registro en el que registra el tiempo que pasó, se verá obligado a aceptar la facturación aunque crea que las horas son altas.

2. Nunca te permitas ser facturado en incrementos de 15 minutos

Esta es una práctica estándar entre muchos que facturan a tiempo. Dejame darte un ejemplo. Usted llama a su abogado y habla con él durante 5 minutos. Luego se da vuelta y te factura por 15 minutos. Usted acaba de pagar en exceso en un 300%. No permitirías que nadie más hiciera esto, ¿verdad? ¿Por qué les dejas hacer esto?

Siempre se redondean. Tomas 20 minutos de su tiempo y te facturan por 30 minutos. Estás siendo estafado de una manera grande. No aceptes esto. Si usa 8 minutos de tiempo, pague solo 8 minutos de tiempo. No 10, no 15.

A lo largo del año, dependiendo de su tamaño, esto puede sumar cientos, miles o incluso decenas de miles de dólares y más; Dólares que has pagado a cambio de nada. Mantenga un registro como sugerí y coteje todas las facturas de estos expertos externos.

Déjame mostrarte lo rápido que esto puede sumar. Usando a un experto externo que cobra $ 125 por hora como ejemplo, usted paga $ 2.08 por minuto por su tiempo. Si realiza 12 llamadas a este experto externo por un mes y cada llamada dura 10 minutos, pero cada vez que lo registran como 15 minutos, al final del mes, ¡pagó de más de 60 minutos o un 50%!

Si permites que esto suceda, te estás permitiendo ser engañado. Sucede todos los días a decenas de miles de empresas y particulares. ¿Qué has recibido por este costo adicional? ¡Nada! También podrías abrir tu ventana y tirar el dinero.

3. Siempre esté preparado cuando llame o negocie en persona con un experto externo que le esté facturando a tiempo

Diez minutos de conversación corta le costarán $ 20.80 a una tarifa de $ 125 por hora. Esta cifra puede ser aún mayor si deja que le facturen durante 15 minutos. Sepa lo que quiere discutir, prepárese para discutirlo y haga que sus expectativas se conozcan claramente. Dirige tu negocio y concluye lo antes posible. Piense en el tiempo como un grifo arrojando billetes de $ 1. Sus billetes de $ 1. ¿Qué tan rápido sería apagar esto? Maldita sea rápido espero.

4. A menos que lo tenga por escrito, no permita que lo pongan por escrito.

Esta es una táctica favorita de expertos externos. Le darán la respuesta, el consejo o la opinión que busque verbalmente, por teléfono o en persona, y luego la seguirán con una letra que indique lo mismo para sus registros. ¿Qué está mal con esto? Nada a menos que te importe pagar por lo mismo dos veces. Le facturarán la carta de confirmación que le envíen.

A menos que tenga una razón de ortografía para tener un registro escrito, asegúrese de no obtener uno. Si le envían uno que usted no solicitó, rehúse pagarlo. Comprendo perfectamente que habrá ocasiones en las que será importante tener un registro grabado; en estos casos, solicite la respuesta por escrito para comenzar y elimine la facturación adicional de la persona o mediante una respuesta telefónica.

5. Asegúrese de que está exigiendo y recibiendo facturas detalladas por cualquier servicio externo que esté comprando

Esto es extremadamente importante cuando se trata de “expertos” externos que le venden su tiempo. Desea revisar estas facturas detalladas con mucho cuidado para asegurarse de que los registros de tiempo que invierta coincidan con sus facturas y para ver si el costo del trabajo externo realizado en su oficina parece tener un precio adecuado.

Si se le cobra por una hora por una carta que fue escrita en la oficina de su abogado y son dos párrafos y básicamente una carta en forma de placa de caldera procesada por una secretaria, se le está cobrando de más. No solo se ha exagerado dramáticamente el tiempo, sino que el trabajo realizado por una secretaria se le está facturando a usted como tiempo de abogado.

Nunca tenga miedo de cuestionar una factura o un cargo y siempre exija un desglose detallado de lo que se hizo, cuánto tardó, quién hizo el trabajo, cuál es el cargo por hora para esa persona y cuál es el costo detallado para cada factura. cantidad incluyendo artículos tales como faxes y fotocopias. Muchas veces se realizará un ajuste con la culpa atribuida a un error del departamento de facturación. Hogwash, por supuesto, pero el resultado final es un ajuste.

6. Obtenga un presupuesto por adelantado y negocie la tarifa por hora por adelantado

Expertos externos venden tiempo. Este es su producto. Por lo tanto, es en su mejor interés extender el tiempo necesario para los proyectos siempre que sea posible. Le conviene minimizar el tiempo extendido en sus proyectos, obtener este tiempo a la tarifa por hora más baja que pueda y lograr esto mientras obtiene los máximos resultados.

Cuando te acercas por primera vez a una empresa para hacer negocios con ellos, tienes la mayor influencia. Ellos quieren tu negocio. Si se van a hacer concesiones, se harán por adelantado en un esfuerzo por obtener su negocio. Las tarifas por hora se pueden reducir para obtener su negocio.

Recuerde, su tarifa estándar por hora no es más que un precio de lista para su producto. También son mucho más aptos para estar en el lado conservador al estimar el tiempo requerido para completar varios proyectos. Los mantendrás a estas estimaciones.

Este enfoque puede ahorrarle miles de dólares sobre la alternativa de aceptar cualquier tarifa que le indiquen y hacer que empiecen a trabajar para usted sin una estimación del tiempo. Si no trabajarán con usted en la tarifa o no están dispuestos a proporcionar una estimación por escrito del tiempo requerido cuando lo solicite, aléjese y busque a alguien que lo haga.

7. Incluso si tiene personal contable completo en el personal, debe considerar que un contador externo venga periódicamente para revisar su trabajo, garantizar el cumplimiento y estar atento a cualquier fraude.

Serán mucho más capaces de detectar irregularidades o debilidades en la actividad de este departamento.

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