7 maneras de arruinar tu nuevo software de personal

¿Planeando nuevo software de dotación de personal? Usted querrá evitar estas 7 formas de manejar mal el proceso.

1. OTOÑO PARA BUENOS LOOKS

Un aspecto atractivo no significa necesariamente un socio probado y verdadero que lo llevará a través de la vida de su empresa. Asegúrese de que el software tenga características útiles que tengan un impacto en las operaciones diarias de su empresa. Determine lo que necesita lograr con el nuevo software de personal y asegúrese de que se aborden todas sus principales preocupaciones. Su lista debe contener características de “pan y mantequilla”. Evite los elementos de la lista de deseos de “pie en el cielo” que ningún proveedor de software tendrá. No deje la opción al consultor de software externo que contrató. Involúcrate en la decisión.

2. OBTENER EL MAS BARATO

A todos nos gusta ahorrar dinero, pero como todo lo demás, obtienes lo que pagas. Si ve que el precio de un proveedor está muy lejos de otro, tiene que haber una razón para ello. Generalmente esa razón es que no recibirás el mismo valor. A menudo hay costos ocultos que surgen más tarde. Los proveedores ofrecen promociones de vez en cuando, pero los precios locos suelen ser una mala señal. Nadie puede darse el lujo de contratar desarrolladores costosos para continuar mejorando el producto y las personas de soporte senior que le brindarán un servicio superior, si están regalando sus productos y servicios. Habrá una pieza faltante en alguna parte. ¿Por qué arriesgarse?

3. PLUG & PLAY

Una exitosa instalación de software y migración de datos requiere planificación. Organice un equipo interno que trabajará estrechamente con el gerente de proyectos de su proveedor. Elija personas que estén íntimamente familiarizadas con las operaciones cotidianas. No involucre a toda la compañía a menos que sea muy pequeño y todos sean un jugador clave. Es un error entregar la implementación y la conversión de datos a alguien que no entiende la necesidad comercial; ¡O deje que el vendedor tome todas sus decisiones! La planificación importante se pasará por alto y estará luchando en un día en vivo para hacer su trabajo. La fundación es crítica. Las elecciones que realice en la implementación estarán con usted a través de los años en que esté utilizando el software. No cometa el error pensando que llegará “más tarde” cuando esté menos ocupado. Nunca volverás a hacerlo y si lo haces será más difícil de cambiar. Evita vivir con inconvenientes. Toma buenas decisiones y hazlo bien al principio.

4. SKIMP EN EL ENTRENAMIENTO

Cuando los proveedores mencionan la capacitación en su propuesta, recomiendan la cantidad mínima de días que necesitará para aprender el software. Si reduce la cantidad, recibirá menos de lo que necesita. Cada software es diferente, y el software de nivel empresarial con muchas funciones tendrá una gran capacidad que usted no podrá aprender ad-hoc sin importar cuán intuitivo sea el software o incluso si tiene un equipo de científicos de cohetes trabajando para usted (OK tal vez si tienes científicos de cohetes) pero nadie más! Toma el entrenamiento ya. Cuando invierte en un nuevo software de personal, no solo está pagando las tarifas del software. Usted está aclimatando a toda su compañía a una nueva forma de hacer negocios. Eso es lo suficientemente importante como para asegurarte de que puedas usarlo.

5. PASE EL MANUAL DE POLÍTICA

A menudo, se pasa por alto el Manual de políticas de software. Este es un folleto breve que le indica a su equipo cómo desea que utilicen el software. Un e-libro que abarca todo para todos o uno para cada departamento funciona igualmente bien. Su elección debe reflejar qué tan grande es su organización y cómo se gestionan las tareas. ¿Qué debería incluir? Flujo de trabajo básico sobre cómo usar el sistema para todas las tareas principales. Incluya los códigos que desea usar, los datos que deben ingresarse (establezca los campos en “obligatorio” si su software lo permite) y las mejores prácticas. No olvides incluir algunas páginas sobre reglas para redes sociales. Es mejor definir lo que se puede publicar con respecto a su empresa en las redes sociales antes de que un empleado publique algo que cause un problema.

6. NUNCA MIRE LOS INFORMES

A menos que analice los datos que se están procesando en su solución de software, no entenderá cómo se está utilizando. Mida el uso produciendo informes por empleado para que pueda evaluar quién lo está usando correctamente. Se supone que el software ayuda a administrar su negocio y le brinda información sobre el rendimiento y la rentabilidad. Los datos se alejan. Asegúrese de mantener lo que es suyo incluso si los empleados se van. Si no está en el sistema, no sucedió.

7. Ignorar la seguridad

No permita que todos compartan contraseñas o, lo que es peor, déles a todos la misma contraseña. Asegúrese de que los empleados cambien sus contraseñas periódicamente. Restrinja el acceso a los números de seguridad social y otros datos confidenciales. Restringir acceso a carpetas y archivos de sistema. Seleccione un administrador del sistema designado y de confianza. Si está basado en la nube con su proveedor para ver dónde está su centro de datos y en qué nivel se clasifica el centro de datos. El nivel 4 es el tipo más seguro y ofrece una gran cantidad de beneficios, como la protección contra la intemperie (no desea que sus datos se pierdan en un tornado); Camaras de television; Guardias las 24 horas; jaulas aseguradas; generadores de energía de respaldo; Cumplimiento de SSA16, medidas antivirus y más.

Puede parecer excesivo, pero en la era de los piratas informáticos, nunca se puede estar demasiado seguro cuando se trata de acceder a los datos. Averigüe con qué frecuencia se realizan las copias de seguridad y cuántos días se protegen las copias de seguridad antes de que se sobrescriban. Conozca quién tiene acceso a sus datos y qué protocolos deben seguirse en relación con sus datos. Recuerde que está entregando sus datos, que es el alma de su empresa. ¡Perder todos sus datos podría dejarlo fuera del negocio! Nunca asumas simplemente que “todo es manejado y seguro”. Recuerde que todas estas precauciones cuestan dinero, por lo que si su solución es realmente económica, puede ser bueno hacer algunas preguntas. No desea saber que su nube se encuentra realmente en un edificio de oficinas regular sin garantía o en el garaje de alguien.

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