7 consejos para la planificación de eventos

Poner en un buen evento no siempre es tan fácil como parece. Se necesita mucha preparación, coordinación y atención a los detalles para llevar a cabo un evento exitoso de cualquier tipo. La atención al detalle será lo que especifica el evento de un evento “bueno” a un evento “GRANDE”.

Prepararse para organizar o organizar un evento consiste en muchas cosas. Algunos de estos incluyen: presupuesto, determinar quién será el público, qué contenido desea presentar, el lugar, el calendario de eventos, los oradores (si los hay), los patrocinadores y quiénes deberían participar.

  1. Audiencia : tu audiencia serán tus asistentes. ¿Será el público, los empresarios, etc? Determinar a quién le ayudará su audiencia a determinar qué contenido debe incluirse y quién debe hablar, si es que lo hay, qué tan grande debe ser el lugar y quiénes deben ser sus patrocinadores.
  2. Lugar : una vez que determine el tamaño de la audiencia a la que planea asistir, querrá encontrar el lugar adecuado. Siempre recomiendo examinar el lugar antes de acordar reservar para asegurar que funcione para los propósitos que tiene en mente. Por ejemplo, es probable que no quiera alquilar el Staples Center si tiene una pequeña reunión de personas de negocios para escuchar a algunos oradores clave. Sin embargo, si está organizando un gran concierto, este podría ser el camino correcto. Además, no te olvides de tu presupuesto. Asegúrese de que todo lo que desea hacer esté dentro de los montos de su presupuesto.
  3. Programa de eventos : tendrá que determinar si va a tener mesas o casillas, si habrá oradores allí, si va a tener premios o rifas, si va a ofrecer almuerzo o cena, etc. . Asegúrese de tener suficiente espacio de cojín en su tiempo para permitir cosas inesperadas (es decir, un altavoz dura más de lo previsto o el almuerzo no se sirve a tiempo). Tener un horario específico también lo ayudará a crear una agenda para su audiencia, si es necesario.
  4. Patrocinadores : solicitar dinero y asistencia con premios para los patrocinadores es una excelente manera de ayudar a pagar (y atraer a la audiencia correcta) el lugar. Estos patrocinadores también pueden ayudar a compensar algunos de sus costos, ayudándole a mantenerse dentro del presupuesto.
  5. Contrata o solicita un equipo : no trates de hacer todo por ti mismo. Usted está allí para ayudar a planificar y coordinar el evento, no para hacer todo por sí mismo. Algunos equipos que puede desear solicitar: TI, Marketing, Configuración / Desmontaje y Transporte.
  6. Planifique con anticipación : haga listas, programe reuniones, comuníquese con las personas periódicamente. Asegúrese de que haya anotado todo lo que necesita, un plan para que todos los detalles del evento se realicen (es decir, quién lo está haciendo) y haga un seguimiento con su equipo para asegurarse de que no necesiten asistencia adicional. Es mucho mejor saber de antemano si alguien no va a poder hacerlo, traer algo, ayudar en una tarea determinada, etc. para que pueda planificar con anticipación.
  7. Atención a los detalles : mientras que usted querrá prestar atención a los detalles durante la configuración y durante el proceso de planificación, no se vuelva loco (u otros) en el proceso. Si actúa como si todo fuera bien durante el evento, sus asistentes no notarán la diferencia. Mientras planifica, preste atención a la combinación de colores que desea, el diseño de la sala (s), el horario de los oradores, etc. Pero, si un mantel no está bien planchado, o un par de globos saltaron durante la instalación, haga No te estreses demasiado por eso.

Cuanto más diversión tenga en el proceso (y cuanto menos se estrese durante el evento), más diversión tendrán sus equipos y sus asistentes.

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