5 señales de que es hora de actualizar su sistema de contabilidad

En los últimos dos meses, varios empresarios que se han acercado a mí han contactado para obtener QuickBooks. Y algunas de las preguntas que siempre se hacen son “¿Por qué no puedo seguir usando Excel?” Egipto “¿Realmente crees que necesito obtener QuickBooks?” A lo que siempre respondo es “Um SÍ!”

El uso de un software de contabilidad le otorga muchos beneficios que el simple hecho de usar Excel no puede. Ahora no me malinterpretes, uso Excel todo el tiempo. Especialmente para comparaciones y análisis, pero no para saber cuántos ingresos obtuve en mi negocio o para hacer un seguimiento de mis gastos.

Entonces, esta semana, voy a compartir con usted cinco señales a las que prestar atención que le indicarán que está listo para actualizarse a un sistema de contabilidad.

1. No tienes idea de cuánto dinero estás haciendo . Si la única forma en que puede determinar cuánto dinero ha ganado es revisando su extracto bancario, entonces es hora de que obtenga un sistema de contabilidad. A pesar de que su cuenta bancaria le dice qué efectivo ha depositado, no le dice cuántos ingresos ha ganado su negocio. Recuerde que el efectivo no equivale a las ventas para la mayoría de las empresas. Hay algunas industrias como la estilista y la mecánica que realmente operan con un modelo de ventas al 100% en efectivo. Pero podrían muy bien tener algunos proveedores de lo que pagan en la cuenta, lo que generará cuentas por pagar. Entonces, si bien pueden determinar sus ventas, sería un poco más difícil calcular su verdadera rentabilidad.

2. Usted está luchando con la gestión del flujo de efectivo . La gestión del flujo de efectivo es un aspecto clave de la gestión de una empresa que absolutamente debe controlar. Y la única forma de controlarlo es saber cuánto dinero fluye a través de su negocio. Necesita saber si los ingresos llegan a tiempo o tarde o incluso de manera estacional. Necesita saber qué gastos están chupando el dinero de su negocio. Como propietario de un negocio, naturalmente, piensas que tienes todo esto bajo control en tu cabeza, pero más de lo que probablemente estás fuera de lugar. Una vez que esté en un sistema contable, podrá ejecutar informes que luego podrá analizar para determinar las respuestas a estas preguntas. Entonces, y solo entonces, podrá controlar su flujo de efectivo.

3. Estás dejando dinero sobre la mesa . Tener clientes en fila afuera de tu puerta es genial. Pero más clientes significan que estás más ocupado. Demasiado ocupado para facturar a sus clientes o cobrar pagos. Un sistema de contabilidad puede ayudarlo a automatizar este proceso para que pueda enviar una factura tan pronto como se complete un proyecto. E incluso sin entrar a la oficina si su sistema está en la nube. También enviará recordatorios automáticos en el caso de que los pagos no se hayan recibido en la fecha de vencimiento. Una vez que comenzó a usar su sistema de contabilidad, se hizo un seguimiento de la cantidad de dinero que los clientes le deben a usted para que pueda administrar mejor su flujo de efectivo (vea el número 2 más arriba).

4. Deseas hacer crecer tu negocio. Inevitablemente, llegará un momento en el que querrá que su negocio crezca. Y para crear un plan estratégico sobre cómo hacer eso, tendrá que saber qué tan bien se está desempeñando su negocio. Y no es posible saberlo sin un sistema contable. Un sistema de contabilidad le permitirá ejecutar informes sobre diversos puntos de datos en su empresa para que pueda determinar qué fuentes de ventas generan más ingresos y cuáles no. Y qué aspectos de su negocio no son rentables y es posible que deba dejarlo ir.

5. Usted está buscando financiación. Cuando se comunica con un banco o inversionista, hay dos documentos clave que solicitan: un plan de negocios y sus finanzas. Sin un sistema contable, le llevará mucho tiempo intentar crearlos. Un sistema de contabilidad toma los datos que ingresa diariamente y en el back-end genera las finanzas para usted a medida que avanza. Así que el único paso adicional que tienes que dar es presionar un botón.

¿Qué estaba pasando en su negocio cuando se dio cuenta de que necesitaba obtener un sistema de contabilidad?

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