5 consejos simples para llevar a cabo reuniones exitosas

Todos lo hemos escuchado, ¿otra reunión? Con un pequeño gemido después de esa pregunta. Jeck, probablemente lo has dicho tú mismo. Parece que las reuniones duran demasiado tiempo, se realizan en círculos y parece que no logran mucho. Eso es cierto si se hacen mal. Pero si se hacen bien, las reuniones pueden compartir información y obtener respuestas más rápidamente con menos fricción que los correos electrónicos que dan vueltas y vueltas sin fin. Pero, ¿cómo tiene una reunión productiva en lugar de una reunión que le quita el tiempo? Aquí hay algunos consejos básicos para probar en su próxima reunión.

Consejo 1 – Tener una agenda

¿Por qué estás llamando a una reunión? ¿Qué quieres lograr? ¿Quieres informar? ¿Quieres tener decisiones tomadas? ¿Quieres explorar opciones? No importa por qué desea tener la reunión, necesita comunicarse con las personas a las que está invitando de qué se tratará la reunión. Su agenda puede ser muy formal: tema, persona principal, tiempo. Su agenda puede ser informal: una breve oración sobre por qué quiere reunirse. O algo en el medio.

El punto es que usted necesita saber POR QUÉ quiere reunirse y necesita decirle a la gente qué es PORQUÉ. La agenda tomará otras decisiones como, punta 2: invitar a las personas adecuadas.

Consejo 2 – Invitar a las personas adecuadas

Necesitas invitar a las personas adecuadas. Nada es peor que ir a una reunión y descubrir que una persona clave ni siquiera fue invitada. Se pierde el tiempo y el potencial de todos, lo que hará que sea más difícil reunir a las personas adecuadas la próxima vez.

Si necesita que se tome una decisión, necesita que las personas que tienen la autoridad para tomar esa decisión. También es posible que necesite personas influyentes, quienes pueden afectar las decisiones del tomador de decisiones. Es posible que deba invitar a personas con conocimientos muy especiales que necesitan los responsables de la toma de decisiones.

Si necesita informar, ¿quién necesita saber? Si puede reunirlos todos a la vez, es menos probable que tenga que repetirse, aunque no hay garantía de ello.

Si se está reuniendo para intercambiar ideas, querrá asegurarse de contar con expertos en la materia.

Saber a quién invitar es solo parte de llevarlos a su reunión, la otra pieza es la punta 3: elegir el día y la hora adecuados.

Consejo 3 – Elija la fecha y hora correctas

Afortunadamente, las herramientas modernas hacen que sea más fácil encontrar tiempo en los calendarios de las personas para tener una reunión, pero aún así puede ser complicado. Si tiene miembros del equipo que están en diferentes sistemas, es posible que no tenga visibilidad en todos los horarios. Si trabaja en una organización que habitualmente tiene personas con doble y triple reservación, los calendarios pueden aparecer sólidamente reservados. ¿Qué vas a hacer? Tener el listado de personas e identificar quién es DEBE tener y cómo es bueno tener es el lugar para comenzar. Luego, puede mirar los calendarios y encontrar la hora en la que se encuentran disponibles las principales personas clave. Luego, si hay alguien que no está disponible pero que es clave, puedes acercarte a esa persona y ver cuán flexible es.

Otras cosas a tener en cuenta son las zonas horarias y las influencias culturales. En un mundo global y en las capacidades de reuniones virtuales, asegúrese de no elegir un momento que requiera que alguien se levante muy temprano o se quede muy tarde, si puede ayudarlo. Si debe elegir una hora que sea difícil para algunos, verifique con ellos antes de programar la reunión para asegurarse de que puedan acomodarlos. Sea consciente de los hábitos locales, como el equipo de programación, todo va a almorzar a la 1 pm porque es cuando el equipo de operaciones traslada el código al entorno de prueba. Además, tenga en cuenta las vacaciones de otros países si tiene un equipo global.

Consejo 4 – Proporcionar recursos de fondo antes de tiempo

Entonces, ahora tiene la reunión en el calendario y la gente adecuada viene. ¿Qué necesitan saber antes de tiempo?

Si la reunión es para una decisión, asegúrese de que los encargados de la toma de decisiones tengan toda la información de fondo necesaria para que la reunión pueda utilizarse para responder a cualquier pregunta y luego solicite una decisión. Si la reunión es para informar, ¿hay documentos que los participantes puedan leer con anticipación para tener discusiones más profundas dentro de la reunión? Si la reunión es para cooperar y hacer una lluvia de ideas, ¿qué deben saber al ingresar a la reunión?

Envíe cualquier material con la mayor antelación posible. No garantiza que leerán estos materiales, pero aumenta sus posibilidades y mejora las posibilidades de una reunión productiva.

Consejo 5 – Publicar notas y tareas de seguimiento

Después de ser anfitrión de la reunión, publicar notas. Al igual que con la agenda, estas notas pueden ser informales o muy formales o cualquier cosa intermedia. Lo que usted querrá es documentar quién asistió, al menos temas de alto nivel discutidos, cualquier decisión tomada y los siguientes pasos necesarios.

Si hay tareas de seguimiento, asigne una persona puntual y otorgue un plazo límite para que se realice el elemento si es posible. Las personas le darán retroalimentación si creen que son la persona equivocada para ser asignada o si necesitan más tiempo. Estos elementos también se convierten en parte de la agenda de la próxima reunión si establece uno. Si elige no seguir a la reunión, esta lista le permite realizar un seguimiento de lo que debe completarse.

Estos consejos suenan simples y algunas veces son muy simples de poner en acción. Otras veces, dependiendo de las personalidades involucradas, no es tan simple. Pero si mantiene la coherencia con sus acciones, mejora las posibilidades de una reunión productiva y puede comenzar a tener una reputación de tener reuniones que no son una pérdida de tiempo. Esta reputación aumentará las posibilidades de futuras reuniones para tener a las personas adecuadas y también para ser productivas.

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