El desplazamiento del alcance es algo que debe gestionarse desde el comienzo de un proyecto, ya sea un gerente de proyecto experimentado o un asistente virtual. El arrastre puede ocurrir durante el curso de un proyecto cuando alguien decide que quiere cambiar algo o tomar las cosas en otra dirección. Es un gran desafío prevenirlo, pero al hacerlo mantendrá sus costos, procesos y plazos donde pertenecen.

Aquellos que caen presas del alcance se hacen malas reputaciones para sí mismos, incluso cuando no es su culpa. La entrega de un proyecto que excede el presupuesto y se retrasa no hará que nadie se vea bien, por lo que suele haber mucha discusión sobre este tema en los foros. En esencia, tener el control del alcance es una cuestión de mantener todo bien documentado y planificar con anticipación.

Muestra claramente tu propósito

El alcance del alcance comúnmente proviene de diferentes personas que tienen diferentes ideas sobre cuál es el resultado del proyecto. Este malentendido puede evitarse si todos son conscientes de cuáles son los objetivos del proyecto , cuáles son los entregables son, y los resultados que deben lograrse. Documente todo y preséntelo a sus clientes; este es también el momento perfecto para que le den su opinión. Esto significa que puede cambiar su plan antes de que pase más tiempo moviendo el proyecto en esa dirección particular.

Prioriza visiblemente tus entregables

La importancia puede ser una cuestión de opinión, y cuando & # 39 ; trabajando en un proyecto, es mejor ver dónde debe enfocarse su atención. Considere lo que se espera que entregue y cuándo se supone que debe entregarlo, calcule las fechas de lanzamiento, los plazos, su presupuesto, cómo # 39; garantizará la calidad y cómo ejecutará el desarrollo. Escriba una lista en la que su cliente pueda cerrar sesión que tenga todas estas cosas en orden, desde la más importante hasta la menos importante.

Asegúrese siempre de que no haya sorpresas para nadie y que luego pueda seguir sus planes cuidadosamente sabiendo que todos han sido aprobados y entendidos.

Asignar todas las tareas adecuadamente

Las herramientas de gestión de proyectos como Asana o Basecamp pueden ayudarlo a asignar trabajo a las personas de su equipo que son más calificado para hacer una tarea específica. Tener asignadas las tareas y subtareas lo ayudará a saber cómo se combinan todas las tareas y qué depende de más de una persona para mantener el flujo de trabajo. Al asignar tareas, asegúrese de mostrar claramente los hitos y siempre deje algo de tiempo extra para inconvenientes imprevistos. Es mejor asignar más tiempo del necesario de lo que no es suficiente.

Tener todo esto planeado facilita la presentación a los interesados ​​o patrocinadores y puede mostrarles claramente dónde cualquier cambio conducirá a un movimiento en la línea de tiempo o los costos.

Utilice siempre formularios de cambio

Los formularios de cambio son algo que debe discutirse al comienzo de un proyecto y debe quedar claro que no se considerarán cambios a menos que haya & # 39; un formulario para acompañarlos. Estos formularios ayudan a describir cómo cualquier cambio puede afectar el dinero o el tiempo que lleva completar el proyecto, y se utilizan para evaluar si estos cambios valen o no la pena.

Ningún proyecto se ejecutará exactamente como se planificó desde el principio, pero una buena planificación y una documentación considerable pueden evitar cambios enormes y costosos. Dada la facilidad con la que un gerente de proyecto puede ganar una mala reputación al no administrar su alcance de alcance, le conviene concentrarse en cómo evitar que esto suceda, en lugar de tratar de administrar cuando lo hace

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