10 consejos para realizar reuniones llenas de energía (¡a las personas les encanta asistir!)

La siguiente es una lista de consejos de Hugh & # 39; s 10 para realizar reuniones llenas de energía

1. Indique claramente el propósito de reunión.
No realice una reunión a menos que haya una razón. Sí, esa es la regla fundamental.
Sepa por qué está celebrando una reunión y cuénteles a los demás por qué. Cuando se pide a las personas que
asistan a una reunión, quieren saber qué se espera de ellas y una definición de
el resultado esperado de la reunión. Asegúrese de que todos recuerden el propósito
de la reunión al comienzo de la reunión. Articular los objetivos de la reunión
como “entregables” claramente establecidos o algún otro término que comunique
la finalización de objetivos específicos. Tómese el tiempo para asegurarse de que todos entiendan
y tengan la oportunidad de responder sus preguntas.

2. Planifique la reunión a fondo
Comience con los entregables, es decir, sepa con qué desea marcharse al final
de la reunión. Exprese los entregables utilizando resultados específicos, enfocados y
medibles. Un ejemplo podría ser algo como “Identificar 5 estrategias asesinas
para que las personas asistan a nuestro nuevo programa”. & quot; Este tipo de lenguaje
impulsaría su proceso de planificación para generar una lluvia de ideas de contenido rico. Y luego, asigne
peso a cada idea. Finalmente, clasifique las cinco mejores estrategias. Saber dónde
quieres terminar es un requisito previo para diseñar cómo llegar allí.

Al planificar la reunión, permita el doble del tiempo de reunión para su proceso de planificación.
Es decir, una reunión de una hora debería tomar alrededor de dos horas para planificar. Para obtener
los mejores resultados es necesario un compromiso con la mejor planificación. Cuando planifique
el compromiso de tiempo para cada elemento de la reunión, no complete todo el intervalo de tiempo. Solo
plan para 65% del tiempo disponible. Algunos artículos tomarán más tiempo de lo planeado. Si
la reunión toma menos tiempo, se levanta la sesión temprano. No habrá quejas. No caigas
en el viejo principio “el trabajo se expande para llenar el tiempo permitido”. ¡Sé eficiente con
tu tiempo y respeta el tiempo de los demás!

Resuma cada parte de la reunión en su guía de planificación. Defina cuánto tiempo llevará
presentar los entregables y ofrecer una visión general de la reunión. Defina
cuánto tiempo tomará hacer una lluvia de ideas, ordenar y refinar. No omita ninguna parte
del proceso.

Preparar imágenes para la reunión. Registre la entrada del grupo en paneles de gráficos,
tarjetas de guiones gráficos, pizarras blancas u otros medios que todos puedan revisar constantemente
a medida que toman decisiones. Al hacer los planes de la reunión y preparar las imágenes
, no complete todos los detalles de ningún proyecto si espera recibir aportes grupales
y, en última instancia, la aceptación del grupo. Permítales moldear las decisiones y ser parte del éxito
de cada decisión grupal si, de hecho, es un elemento grupal. Si no es un elemento de grupo
, no lo traiga al grupo para que lo ingrese. Definir lo que el “da” son y
donde el grupo tiene autoridad para tomar decisiones. Defina dónde se necesita la entrada del grupo
y dónde no. Explica la diferencia.

3. Identifique al líder / moderador / facilitador de la reunión
Una persona debe controlar el flujo de la reunión. Esa es la simple verdad. Una
persona debe facilitar para asegurar que el grupo se mantenga en la tarea y nadie domine
todas las discusiones o decisiones. El facilitador también se asegura de que la reunión
aborde todos los entregables según lo prometido e involucre a todos en el proceso.
Si el facilitador tiene preferencia sobre alguno de los puntos que se están discutiendo, declare
esa agenda al principio. A medida que el ítem se debate, el facilitador
debe escuchar más que hablar para no ser percibido como el que domina el resultado
.

4. Comience y termine a tiempo
Sepa cuánto durará la reunión, marque el ritmo de la reunión y termine a tiempo como
prometió. Mantén la fe con los participantes. Comience en el tiempo exacto especificado incluso
si no todos están presentes. No penalice a los que llegaron a tiempo. Si
comunica que no está cumpliendo su palabra como líder con algo tan simple como
como hora de inicio, entonces, ¿cómo se confiará en su trabajo en asuntos más importantes
?

Asignar una prioridad para los puntos del orden del día. Sepa qué elementos descartar o posponer si
la reunión es más compleja de lo esperado y comienza a demorar más de lo
planeado. La planificación del 65% del tiempo de reunión permite que algunos elementos se expandan para
discusión adicional, si es necesario.

5. Diseñe formas de solicitar comentarios de cada asistente
Si se invitó a personas a una reunión, espere que participen.
La participación validará el valor de cada persona para el proceso y, en última instancia, para el resultado
que otorga la propiedad a cada persona. No todos se sentirán cómodos al
contribuir a la discusión. Encuentre maneras de generar comentarios de aquellos que no
participarán fácilmente. Por ejemplo, durante un ejercicio de lluvia de ideas, solicite información del grupo
en una rotación predecible (izquierda, derecha, etc.)

Si alguien no aporta ideas, pídales que comentar las ideas
aportadas por otros. Permita que todos voten al ordenar múltiples ideas o conceptos
.

6. Cree una lista de grupo de & quot; normas & quot; para procesar juntos
Si el grupo se reúne de manera continua o en un horario regular, entonces podría ser una
buena idea desarrollar un conjunto de pautas operativas sobre cómo procesa el grupo
funciona y cómo se tomarán las decisiones. Aquí hay una lista típica de algunas “ normas '':

o Todos contribuyen

o Atacan ideas, no personas

o El desacuerdo está bien, puede incluso ser una herramienta creativa!

o Di lo que piensas en el grupo, o nada

7. Registra la información del grupo donde todos puedan ver
Escribir ideas da validez a las ideas aportadas. Un registro visual
también recordará al grupo los datos generados manteniéndolo presente para tomar mejores decisiones
. Registre ideas y conceptos exactamente como se indica. No interprete ni ponga
el valor de sus “dos centavos”. Grabe primero, juzgue o clasifique después: esto es especialmente importante
cuando el material es sensible, desafiante o complejo.

Encuentre un lugar para registrar ideas no relacionadas con la discusión actual. Capture ideas para
tratar en el momento apropiado y con el grupo apropiado. Crear & quot; estacionamiento
lote & quot; y & quot; artículos para discusión futura '' encabezados. Coloque ideas para más adelante en esta reunión
en el estacionamiento e ideas para otra reunión bajo el otro encabezado. Trate
cada lista antes de finalizar.

8. Revise la agenda completa de la sesión al comienzo
Explique qué sucederá y cuándo sucederá en esta reunión. Ayude a las personas
a comprender a dónde va la reunión y cómo el grupo apostará allí. Esto
ayudará a cada participante a estar completamente presente para cada parte de la reunión y a confiar en el proceso
.

Explique qué tipo de discusión se necesita (lluvia de ideas, clasificación, etc.) en cada
punto de la reunión y defina cómo funcionarán esos conceptos. Explique cómo
se tomarán las decisiones. Si ha definido el consenso al comienzo de la reunión
, entonces podría trabajar en todas las decisiones utilizando el consenso como una norma de toma de decisiones
.

Dé tiempo para comentarios, discusión y enmiendas, si corresponde. A veces, una reunión
progresará demasiado rápido para que algunos sigan el ritmo de todo. Varias
oportunidades en la reunión deberían dedicarse a reunir al grupo para
validar el proceso, no solo los resultados. Las sugerencias están permitidas e incluso son necesarias
a veces para que los participantes sepan que está bien pedir una aclaración.

9. Mantenga el control de la reunión
Si un participante secuestra la reunión, retírela suavemente. Nadie quiere escuchar
a nadie más divagar o dar discursos innecesarios o largos. El facilitador
debe mantener el control del proceso y recuperarlo de vez en cuando. Esto es
no descortés. Es meramente práctico. Sepa cómo intervenir sin usar palabras o acciones ásperas
. Asegúrese de que todos estén a bordo antes de pasar al siguiente elemento.

10. No suspenda la sesión sin establecer estándares de responsabilidad
Si se necesitan acciones, asigne responsabilidad y una fecha de finalización para cada elemento.
Las buenas ideas solo se materializarán en resultados cuando formen parte de un plan de acción.
El plan de acción consta de la siguiente información:

o Tarea específica (elemento de acción)

o Persona responsable

o Plazo

Acuerde los próximos pasos o la próxima fecha de reunión antes de finalizar la reunión. Como
las personas están invitadas a asistir a la reunión, se les puede pedir que traigan sus
calendarios. Este es uno de los motivos. Afirme a los participantes y sus contribuciones.
Revise la lista de entregables para validar su éxito. ¡Celebrar!

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